En av de vanligaste sysslorna hos chefer och företagare är att schemalägga anställda. Varje anställdes omständigheter påverkar hennes tillgänglighet. Att fylla personalbehov med schema kan vara en veckoutmaning, speciellt när man hanterar medarbetares sjukdomar, nödsituationer och semester. Lyckligtvis för chefer kan man skapa ett anställningsschema genom att följa några enkla steg.
Föremål du behöver
-
Kalkylprogram
-
Papper och penna eller penna (tillval)
Öppna ditt favoritprogram för kalkylark, till exempel Microsoft Works, Microsoft Office eller Open Office och gör åtta kolumner. Märk den första kolumnen "Namn" och de återstående sju kolumnerna för veckodagen. Alternativt kan du använda en penna och ett papper genom att vikta papperet i åtta kolumner och lägga den i halv vertikal tre gånger.
I den första kolumnen listar du alla anställdas namn. Namnen kan listas i vilken ordning som helst, så länge som alla anställda ingår. Skapa en rad för varje anställd.
Placera en "X" i någon cell där en anställd inte kommer att vara tillgänglig. Till exempel, om Mary inte kan arbeta på onsdag, placera en "X" bredvid hennes namn i onsdagskolonnen. Att blockera otillgängliga dagar hjälper till att forma ditt schema och förhindrar att du av misstag skapar schemakonflikter för dina anställda.
Fyll i ditt rutnät genom att ange de timmar som ska arbetas varje dag bredvid varje anställds namn, med arbetstiden för varje dag som läggs till i lämplig kolumn. Till exempel, om David kommer att arbeta från 9:00 till 5:00 Måndag till fredag lägger du till "9-5" bredvid Davids namn i var och en av de dagliga kolumnerna.
Slutför ditt schema genom att granska vem du har planerat att arbeta på varje dag och se till att du har lagt till tillräcklig personal för att täcka alla arbetstider eller skift som krävs. Ett företag med tre arbetsskift skulle exempelvis undersöka varje daglig kolumn för att vara säker på att minst en anställd var planerad att arbeta under varje arbetsskift. Om du behöver mer än en person per skift, justera ditt schema i enlighet med detta.
tips
-
Om du inte har ett kalkylarksprogram ladda ner Open Office för ett kostnadsfritt kalkylblad med fullständiga funktioner.
Många företag granskar också sina scheman för att vara säker på att ingen av deras anställda har planerats i mer än 40 timmars arbete varje vecka.
