Oavsett om du förfogar över en rättslig fordran eller helt enkelt vill ha en kopia av din personalfil från en tidigare arbetsgivare för dina personliga företagsrekord, kan det finnas specifika steg du måste följa för att erhålla din fil. Det finns ingen federal lag som kräver att arbetsgivare lämnar begäran från tidigare anställda som vill se deras personalfiler. Vissa stater har emellertid lagar om anställdas tillgång till personaldokument. Dessutom svarar många arbetsgivare i god tro till tidigare anställda som lämnar in en tidig begäran om att se deras personalrekord.
Hämta din tidigare anställningshandbok från dina personliga filer. Om du inte behöll en kopia av din anställdas handbok, kontakta din tidigare arbetsgivare för att fråga om proceduren som begär din anställningsfil. Under tiden granska de anställningar som du för närvarande måste avgöra vilka arbetsrelaterade dokument du saknar. Organisera dina personliga anställningsmaterial i avvaktan på din personalfilrecension. Konstruera en lista över vissa anställningsdokument som du vill granska och kopiera. Använd detta som en checklista över filmaterial för att granska och kopiera när din tidigare arbetsgivare lämnar din begäran.
Skicka all information om anställdas begäran om personaldokument till din representant eller advokat om du har representation från tredje part. När tidigare anställda har en juridisk representation, är det vanligt för advokaten eller juristen att initiera begäran. Om en advokat skickar en skriftlig förfrågan på dina filmaterial måste arbetsgivare producera kopior till en anställds representant.
Gå till statens arbetsavdelningssida och läs lagar om anställdas begäran om personalfiler. Om du var anställd av en privat arbetsgivare, letar du efter lagar som gäller företagens skyldighet att producera kopior av tidigare anställdas personalfil. Statliga lagar om tillgång till tidigare offentliga anställda kan behandlas av statens arbetslagar eller i stadgarna om offentliggörande av offentliga handlingar. Regeringsanställda betraktas som offentliga anställda. Därför kodifieras regler som gäller för deras anställning i lagstiftning om öppna lagar eller Sunshine-lagar. Sunshine-lagar ger allmänheten tillgång till register i det offentliga området.
Utarbeta en skriftlig begäran om din personalfil. Om din tidigare arbetsgivare har en policy för att ansöka om anställningsfiler är chansen att politiken kräver en skriftlig förfrågan. Å andra sidan, om din stats arbetsavdelning bemyndigar vissa steg för att be om anställningslistor, kan du behöva skicka en skriftlig förfrågan. I vissa fall måste tidigare anställda lämna in sin skriftliga förfrågan via certifierat brev så att de har en rekord av begäran.Även om din arbetsgivare inte har postkrav, överväg att använda certifierad, returnera kvitteringsbrev för att skicka din begäran. Detta garanterar att du har en rekord om när din förfrågan skickades och mottogs av företaget.
tips
-
För att spara tid i framtiden, behåll en kopia av dina anställningsuppgifter från din nuvarande arbetsgivare. Det är lättare att sammanställa din egen personliga anställningslista från början av din anställning. Behåll en kopia av din anställdas handbok så att du har en praktisk referens om du har frågor om anställningsvillkor när du har lämnat ditt jobb.
Varning
Du kan behöva betala för kostnaden för fotokopior när du granskar din fil. Många arbetsgivare kommer gratis att leverera kopior av dina arbetsdokument. Arbetsgivarna har dock goda rättigheter att ta ut rimliga avgifter för att kopiera personaldokumentmaterial.
