Den personliga informationen som noteras på en färdig blankett W-9 är nödvändig för betaltjänst och betalningsrapportering till Internal Revenue Service. För bästa praxis, be om en färdigställd W-9 på din anställdes första arbetsdag och skicka en W-9-begäran till nya entreprenörer. Om en entreprenör inte följer, skicka ett formellt brev med en trevlig men fast begäran om en blankett.
Form W-9 Basics
Ett formulär W-9 är ett IRS-dokument som beskriver en skattskyldares namn, adress, federal skattklassificering och socialt säkerhetsnummer eller arbetsgivaridentifikationsnummer. IRS mandat inte att företagen behåller W-9s på fil. Företag är emellertid skyldiga att samla in och rapportera de personuppgifter som anges på formuläret för alla anställda och för entreprenörer betalar de över 600 dollar årligen. Att samla en W-9 är ett bekvämt sätt att göra det. På grund av detta borde ett företag ha en W-9 på fil för varje anställd och entreprenör.
Begär en W-9
För att säkerställa att du samlar in en W-9 från alla anställda, inkludera en W-9 blankett i den obligatoriska första dagens pappersarbete för nya anställningar. Kräva nya anställda att slutföra allt pappersarbete på plats och returnera det till en personalrepresentant vid slutet av den första dagen.
När du förvärvar en ny entreprenör eller leverantör, bifoga ett formulär W-9 med det ursprungliga kontraktet. I en W-9 förfrågningsbrev, fråga din säljare att fylla i och returnera formuläret så snart som möjligt. Överväg att implementera en policy för att bara betala leverantörer med en giltig W-9 på fil och notera denna policy i förfrågningsbrevet.
Uppföljning
Om du har problem med att få en färdigställd W-9 av några anställda eller entreprenörer, taktfullt men säkert kommunicera att W-9 är nödvändig innan betalning kan göras. Förklara för anställda att informationen på formuläret är nödvändig för att behandla lön och utfärda lönecheckar. Om en leverantör inte returnerar W-9 inom en vecka eller två, skicka en andra förfrågningsbrev för att följa upp. Om du har en dokumenterad policy på plats, påminna säljaren att du inte kan betala dem utan formuläret på filen. IRS kräver att du gör en formell begäran om en W-9, så behåll en kopia av detta brev på filen.
Ingen W-9
Om du inte har en W-9 för en leverantör i slutet av året behöver du fortfarande rapportera betalningarna till IRS. Fyll i och skicka ett formulär 1099-MISC till entreprenören och lämna personnummeret tomt. IRS kommer att svara med ett meddelande om att numret saknas, vilket du måste vidarebefordra till entreprenören tillsammans med ett meddelande om säkerhetskopiering och en annan kopia av en W-9. Du är skyldig att hålla ut skatter från framtida betalningar till denna entreprenör. För närvarande är källkvoten 28 procent - och entreprenören kommer att få en avgift på 50 dollar från IRS.
