Brev av uppskattning från kunder, kollegor och affärsförbindelser kan användas som ett steg för att förbättra kundrelationer eller förbättra ett befintligt förhållande. Medan du inte vill komma in i en pågående cykel med att skicka en tackanmälan till ett tackmeddelande där allt du svarar är "tack" och "du är välkommen" finns det sätt att göra det mesta av denna utbyte.
Visa din bedömning
Om någon tackar dig för din tid, komplimangerar din produkt eller tjänst eller på annat sätt har något bra att säga om ditt företag, bekräfta din fans uppskattning med ett returmeddelande.
Exempel: Tack för att du har tagit dig tid att känna igen den överlägsen service du fick från vår försäljningsförening, Jane Dell. Ditt tackbrev kommer att spelas in i Jane's anställningsfil och hon kommer att erkännas vid vårt nästa anställdas personalmöte.
Exempel: Tack för din vänliga tacksamhet angående färdigställandet av din inredning. Vi hoppas att du kommer att överväga oss igen i framtiden för era dekorativa behov.
Tidpunkten för ditt svar bör vara i linje med vad som helst intern standard du har för att svara på kundfrågor. Om du kommer tillbaka till kundemails på 24 timmar, gör detsamma med att svara på ett tackbrev.
Förbättra din affärsrelation
Om någon skriver för att tacka för en uppskattning, ett produktprov eller som uppföljning av ett samråd, använd öppningen för att ta ditt affärsrelation till nästa nivå.
Exempel: Jag är glad att du hörde provet av våra nya gröna rengöringsprodukter. Jag skulle gärna ordna en tid att komma till ditt företag och ge en uppskattning av de kvantiteter som behövs för din interna rengöringspersonal.
Exempel: Jag är glad att du fick vår uppskattning för ditt byggprojekt och att uppskattningen uppfyller dina styrels ekonomiska behov. Jag skulle vilja ordna en tid att träffas och diskutera en tidsplan för att gå vidare med mer konkreta utvecklingsplaner.
I det här fallet är tackbrevet du får är en del av en pågående affärsöverenskommelse och bör följas upp direkt.
Ge ett framtida incitament
Om någon uppskattar en produkt eller tjänst uppmuntrar du upprepade affärer genom att erbjuda en gratis eller incitament för att uppmana henne att besöka dig igen.
Exempel: Jag är glad att höra att catering till din fars avgångsparti var så väl mottagen. Inslagen, hitta ett presentkort för 100 kr från din nästa fest eller händelse.
Exempel: Vi var glada över att veta att din fordons reparationserfarenhet var trevlig. Medföljande, vänligen hitta två gratis oljebyte kuponger samt en tjänst kupong att ge till en familjemedlem eller en vän. Låt honom nämna ditt namn och vi skickar dig ett presentkort för en gratis tvätt och vax vid ditt nästa besök.
Svar som används som marknadsföringsverktyg bör prioriteras och skickas så snart som möjligt, precis som du omedelbart skulle returnera ett samtal som begär information eller att planera ett möte.
