Vid någon tidpunkt i din karriär kommer du sannolikt att behöva skriva en företagsrapport. En företagsrapport adresserar vanligtvis ett visst projekt eller en del av företaget, presenterar dina resultat och ger rekommendationer till den avsedda läsaren.
Att planera och skriva en riktig företagsrapport som når sin avsedda publik och motiverar att läsarna tar planering, forskning och engagemang för rapportens framgång. Medan den specifika affärsrapportskrivstil du använder bör spegla din personliga skrivstil och personlighet, liksom personligheten i företaget finns det några användbara rapportskrivningstips som alla kan använda.
Förtydliga syftet med rapporten
Få rapportskrivningstips är lika viktiga som att definiera och klargöra syftet med rapporten. Gör så tidigt i rapporten som möjligt så att du inte slösar bort tid och energi med onödiga problem. Samla all information som behövs för att göra en tillförlitlig rapport. Ibland kan det innebära att man pratar med de berörda personerna, eller det kan vara så inblandat som att utföra ett forskningsprojekt.
Exempel:
I denna rapport behandlas de marknadsföringstekniker vi har använt de senaste fem åren för att förvärva nya kunder. Baserat på en analys av teknikerna, spenderade pengar och hur många nya kunder vi förvärvade från var och en, skulle jag vilja rekommendera tre specifika typer av marknadsföring framåt.
Organisera all relevant information
Var noga med att begränsa din information till syftet med verksamhetsrapporten. Låt inte omfattningen av rapporten expandera eftersom det kan spåra ditt företagsrapportformat. Om syftet med rapporten är att rekommendera tre specifika ämnen för marknadsföringsteknik, var fokuserad på de tre teknikerna och relevant information.
Exempel:
Som du ser på grundval av min forskning är det de tre bästa marknadsföringsteknikerna jag rekommenderar. De är de mest kostnadseffektiva för att få in det största antalet nya kunder.
Känn företagsrapportformat målgrupp
Du måste förstå vem du skriver till och för och bestämmer hur bäst du ska hantera den här publiken. Definiera tonen, inställningen och betoningen som riktar sig mot dina läsare. Medan du alltid ska vara professionell i din företagsrapport, skriver du stilen, den detaljnivå du inkluderar kan variera beroende på vem som läser rapporten.
Om du skriver till företagsledare på hög nivå, kanske du vill inkludera mer definitiva nummer och forskning och beskriva mer i dina beskrivningar. Om du skriver till marknadsföringsgruppen som förstår marknadsföringslingo kan du använda ett företagsrapportformat som har en mer avslappnad ton och talar om tekniker du har använt tidigare.
Motivera din publik
Komponera verksamhetsrapporten med hjälp av starka ord som motiverar din publik. Skapa effektiva, välanpassade meningar, men håll dig sanna mot din personliga företags rapportskrivstil. En del av din målgrupp kan bara skanna rapporten, så välj ett företagsrapportformat med punktpunkter, gott om vitt utrymme, bra rubriker och undertexter och korta avsnitt.
Exempel:
Tre Killer Marketing Techniques
Vi kan få 35 procent fler kunder och spara pengar med hjälp av följande tre killer marknadsföringsteknik:
- Månadsvisa nyhetsbrev som ger användbar innehåll.
- Quarterly in-store kampanjer.
- Reklam i den lokala tidningen.
Proofread innan du skickar
En av de viktigaste rapportskrivningstipsen är att bevisa, redigera och revidera innan du distribuerar rapporten. Att ha en andra uppsättning ögon läs över rapporten är ett utmärkt sätt att se till att ditt meddelande är klart. Lämna dig gott om tid för att redigera och revidera rapporten före förfallodagen. Rusa inte detta steg. När du distribuerar rapporten, se till att alla dokument och bilagor ingår och att alla får dem.
