Kontrollstrukturer är nödvändiga för att säkerställa att förfaranden följs och mål uppnås. En individuell kontrollstruktur speglar policy och förfaranden för den specifika organisationen och tar hänsyn till faktorer som företagets ekonomiska hälsa, överensstämmelse med externa bestämmelser och företagskommunikation. Fem grundläggande kontrollstrukturer hjälper organisationer att identifiera styrkor och bestämma områden för förbättring.
Miljö
Den viktigaste kontrollstrukturen i något företag är den övergripande miljön. I den interna kontrollmiljön återspeglar besluten de prioriteringar som företagare och ledande befattningshavare ger till varje funktion inom företaget. Kontroller i en starkt reglerad industri kommer att vara hårdare än i en bransch som har minimal regeringsinsats. Oavsett formell eller avslappnad, måste miljön i ett företag vara väl planerat och kommuniceras inom företaget. Stora företag gör miljöbeslut inom flera områden, till exempel juridiska, mänskliga resurser och finansiella avdelningar.
Granska
En viktig kontrollstruktur är en periodisk granskning. Oavsett om den utförs av en avdelning inom organisationen eller kontraheras till en extern leverantör, säkerställer revisionerna att anställda följer företagspolicyer och att förfarandena på lämpligt sätt införs och förstås. Vissa företagsägare anlitar extern revision för att få en objektiv bedömning av företaget.
Kommunikation
Varje verksamhet måste ge information till anställda. Därför är kommunikation ett viktigt element i kontrollstrukturen i vilken organisation som helst. Utbildningskurser och / eller anställningshandböcker är effektiva sätt att kommunicera kontrollstrukturen. Ett företag måste besluta, baserat på förordningar och ledningens önskemål, huruvida utbildningen blir formell eller informell. För mindre företag är det dock inte möjligt att träna utbildningskurser.
risker
Riskbedömning är en viktig kontrollstruktur. Juridiska och finansiella risker för ett företag kan vara katastrofala. Ett företag behöver bestämma potentiella situationer i dessa områden och vilka åtgärder kommer att vidtas om ett ärende utvecklas. Riskbedömning innefattar periodisk revision av bokföring samt överensstämmelse med alla juridiska frågor och branschregler.
Kontrollaktiviteter
Kontrollaktiviteter säkerställer att de policyer och förfaranden som kan påverka finansiella och juridiska risker förstås och följs. Dessa aktiviteter är uppdragna av ledande befattningshavare för att garantera att varje fasett i organisationen är lagligt och ekonomiskt skyddad och följer normer och regler. Exempel på kontrollaktiviteter inkluderar årliga budgetar från alla avdelningar eller en juridisk kontrollpunkt för klientkorrespondens. Kontrollaktiviteter varierar i omfattning och prioritet beroende på den enskilda organisationen och industrin där den deltar.
