Att skriva ett brev till en dignitär kan vara en mycket komplicerad sak. Du måste slå bara rätt ton av respekt utan att fawning. Dessutom måste du känna till lämplig hälsning att använda och se till att personens titel är korrekt i brevet och på kuvertet. Inte alla dignitarier av samma rang behandlas lika. Till exempel är presidenten för en republik adresserad som "Excellens" i hälsningen, medan presidenten i USA är adresserad till "Herr president".
Undersök mottagarens titel. Är hon en statsserator, en representant eller något annat? Du vill inte vara felaktig, för det här får dig att se oinformerad och minska din trovärdighet.
Börja brevet genom att skriva in din adress men inte ditt namn. Hoppa över en rad och skriv in hela datumet. Hoppa över en extra rad och skriv värdens officiella adress och hans eller hennes fysiska adress. Om du till exempel skrev till drottningen i England skulle du skriva: "Hennes Majestät Drottningen", följt av adressen till hennes hem. Från och med 2011 är konstitutionell monark Drottning Elizabeth II. Hennes namn är egentligen Elizabeth Alexandra Mary, men det är aldrig hur hon behandlas.
Starta hälsningen. Ofta skiljer sig detta från adressen. Till exempel, om du skrev till drottningen i England, skulle du använda antingen "fru" eller "kan du tacka din majestät". Följ båda med en kolon.
Skriv in din bokstavs kropp. Var försiktig med att hålla en respektfull ton hela tiden. Oavsett om du är ett ämne eller en medborgare under dignitterns regeringstid eller benägenhet, behandla honom eller henne med respekten som är lämplig för positionen.
Avsluta brevet med avslutande uttalande som motsvarar värdens titel. För drottningen bör ett ämne skriva av med "Jag är hedrad att stanna, fru, Majestätets mest ödmjuka och lydiga ämne", följt av ämnets typade fullständiga namn och underskrift ovanför. Men för Förenta staternas president behöver du bara skriva "Respektivt", följt av ditt typade namn och signatur. När du skriver till en tidigare president, "Med vänliga hälsningar" räcker det.
Adressera kuvertet med samma formella adress som visas i brevet. Till exempel, för en tidigare president i Förenta staterna, skulle du skriva "Honorable (Namn)" följt av den fysiska adressen. För Englands drottning skulle du skriva "Hennes Majestät Drottningen" följt av den fysiska adressen.
