I redovisningen blir intäkts- och kostnadstransaktioner registrerade med hjälp av en specifik process som är inrättad för att spåra och klassificera varje transaktion för enkel återkallning vid en senare tidpunkt. Revisorer registrerar transaktioner kontinuerligt och varje månad måste kunna sortera och klassificera dessa data i ett format som ger en uppsättning finansiella rapporter inklusive bolagets resultaträkning och balansräkning. Varje del av en given finansiell transaktion registreras i konton som använder identifierare som kallas generalkoderkoder.
tips
-
Företag använder ofta generalkataloger (GL) för att klassificera redovisningsdata på flera olika sätt. Dessa koder tillåter företaget att sortera transaktionsdata så att det kan producera flera olika redovisningsrapporter och ger möjlighet att analysera företagets bokföringstransaktioner på en mängd olika sätt.
Vad är en GL-kod?
Företag använder ofta generalkataloger (GL) för att klassificera redovisningsdata på flera olika sätt. Koderna kan sträcka sig från en enkel tresiffrig sträng till en kod med flera delar, var och en betecknar en klassificerare som ett dotternummer, affärsenhet, avdelning eller annan kategorisering.
Dessa koder tillåter företaget att sortera transaktionsdata så att det kan producera flera olika redovisningsrapporter och ger möjlighet att analysera företagets bokföringstransaktioner på en mängd olika sätt.
Dessa GL-kodkonton är uppställda i en specifik ordning, definierad enligt principen om dubbelregistrering. GL-koderna går i ordning från tillgångar som kontanter, kundfordringar, inventarier och inventarier, skulder och eget kapital. Antalet konton i det här avsnittet kan räkna med så få som fem, eller så många som 100 eller mer, beroende på företagets komplexitet.
I GL-kontonlistan ingår även de konton som utgör resultaträkningen, från intäkter och andra intäkter till rörelsekostnader och icke-rörelsekostnader, såsom räntekostnader.
Huvudboken
Bolagets generaldirektör fungerar som huvudkonto för alla finansiella transaktioner. GL kan innehålla underlag, till exempel för att hålla register över verksamhetsenhet, som alla kombinerar i huvudboken. All denna information blir då grunden för bolagets bokslut.
GL lagrar detaljerna för varje bokföringstransaktion. Denna information är användbar när några år senare måste en revisor komma ihåg varför företaget brukade ha en ovanligt stor summa pengar på kontorsmateriel en månad, eller ett företag betalar en faktura två gånger av misstag och behöver gräva i betalningsuppgifterna till radera problemet. Revisorer gör ofta anteckningar i datorsystemet när de gör journaltransaktioner till GL för framtida referens.
Vad är poster i huvudboken?
Allmänna huvudboksposter är bokförda transaktioner som ett företag gör som innebär pengar. Dessa transaktioner görs vanligen till en bokföringstidning först och denna information sammanfattas och publiceras i huvudboken.
När ett företag köper kontorsmateriel registrerar det exempelvis utgående pengar genom att göra en kreditbokföring till sitt balansräkningskonto, en debit journalpost för att öka kontotillgångskonto och en debitartidpost till kontokostkontot, vilket kommer att visa på resultaträkningen.
Efter att ha fyllt i dessa journalposter lägger revisorn in dem till huvudboken för att slutföra inlösenprocessen. Många datoriserade bokföringssystem håller journalpostprocessen transparent så att det verkar som om alla transaktioner görs direkt till huvudboken.
Kontoplanen
GL-konton följer en specifik ordning och struktur, kallad kontoplanet som gör det möjligt att kontrollera vissa typer av fel och producera konsekventa och ordnade finansiella rapporter. Företagen använder vanligtvis dubbelregistrering när de spelas in i en generell bokföring, och måste använda avregistreringsavgifter och krediter för att spela in varje ingång.
Huvudlistan över GL-konton eller kontoplanen listar alla balansräkningar, sedan alla resultaträkningar. Revisorer kan sedan köra en rapport som heter ett provningsbalans, vilket visar varje GL-konto och motsvarande balans. Eftersom varje transaktion måste ha minst en debit- och kreditinträde som direkt kompenserar varandra, ska försöksbalansrapporten visa att summan av alla konton är lika med noll. Om det inte gör det kan en debitering eller kredit saknas eller missupptas.
