Alla företag har processer, vare sig det är att montera en produkt, bearbeta en kreditkortsbetalning, ombord på en anställd eller kontrollera kvalitetssäkring. Ibland arbetar de processerna sömlöst och andra gånger gör de inte det. Affärsprocesshantering är ett system som håller fast vid dina processer och piskar dem till olympisk-simmareform. Ett bra BPM-genomförande kommer att förbättra synligheten i dina processer, vilket gör det lättare att ta bort flaskhalsar och förhindra dubbelarbete.
tips
-
Affärsprocesshantering är en metod för att effektivisera hur ett företag gör saker, i syfte att förbättra prestanda.
Vad är ett exempel på en affärsprocess?
En affärsprocess är en rad steg som människor i din organisation utför för att uppnå ett visst mål. Dessa steg upprepas många gånger, ofta av många människor och vanligtvis på ett standardiserat sätt. Nästan allting - från att godkänna en semesterförfrågan till den triagebedömning som medicinsk personal utför i akutrummet - kommer att kvalificeras som en affärsprocess.
Ta till exempel exemplet på en låneansökan till en bank. För att starta processen ska kunden fylla i en elektronisk ansökningsblankett på bankens hemsida. Nu börjar bankens hjul vända. Först kommer banken att verifiera att kunden har fyllt i formuläret korrekt. Då kommer ansökan att gå igenom en kreditkontroll. Någon annan kan göra en inkomstkontroll, ett annat lag kan begära ytterligare dokumentation och det kan finnas andra aktiviteter för att banken ska kunna fatta beslut om huruvida lånet ska godkännas.
Nyckeln är att processen är mångfacetterad. Liksom de flesta affärsprocesser innebär det flera steg och flera personer, och dessa personer använder olika verktyg och system för att få saker gjort. Tillsammans är hela systemet utformat för att omvandla en serie ingångar (låneansökan och stöddokument) till en önskad produktion (ett godkännandebeslut som meddelas kunden).
Vad är Business Process Management?
När din verksamhet är väldigt liten är affärsprocesser relativt lätta att hantera. Det kan bara finnas en handfull personer på kontoret som utför vardagliga uppgifter, och alla har en gedigen översikt över den stora bilden. Denna situation förändras när du växer. Uppgifter som en gång behandlades av en person blir plötsligt överlämnade mellan flera avdelningar. Människor duplicerar varandras ansträngningar, uppgifterna faller genom sprickorna och det finns större potential för att människor gör misstag.
Det primära syftet med affärsprocesshantering är att sätta dessa kaotiska processer under mikroskopet och räkna ut hur man gör dem bättre. Det enklaste sättet att förstå detta är att visualisera alla aktiviteter i din process som ett flödesschema av steg. BPM är disciplinen att formalisera dessa steg till ett mer logiskt och konsekvent arbetsflöde.
Vad är fördelarna med affärsprocesshantering?
BPM: s huvuddrag är att spara tid och pengar genom att trimma fettet i dina processer, till exempel att ta bort flaskhalsar, eliminera uppsägningar och stoppa onödigt dubbelarbete. BPM handlar inte bara om att öka bottenlinjen, men det finns också andra positiva resultat som företag kan dra nytta av:
-
Både anställda och chefer dra nytta av en tydligare definition av sina roller och ansvarsområden, eftersom de alla följer en systematisk pipeline för att få saker gjorda.
-
Lag drar samman och kommunicerar bättre när alla är på samma sida angående utgångar och deadlines.
- Det finns mindre stress eftersom överarbetade anställda inte längre behöver delta i uppföljningsmöten eller jonglera flera konkurrerande uppgifter samtidigt.
- BPM anpassar dina processer med organisatoriska prioriteringar så att du inte sparar tid på processer som ger minst värde till verksamheten.
- Chefer får bättre synlighet i arbetsflödet, vilket ger en bra väg för revision och överensstämmelse med lagstiftningen.
- Kunderna drar nytta av förbättrade ledtider, vilket leder till ökad kundnöjdhet.
Hur fungerar en BPM?
BPM är först och främst en metod. Den består av en tydlig serie av steg och tekniker som hjälper till att formalisera BPM-processen så att avfall och andra ineffektiviteter kan identifieras och förbättras. Av de många etablerade BPM-metoderna har vissa, såsom Lean eller Six Sigma, gått in i det populära ordförrådet. Generiska metoder följer många av samma principer. Oavsett vilken metod du väljer, kan du förvänta dig att fokusera på BPM: s tre pelare: process, människor och teknik.
Bearbeta
BPMs kärnfokus är att optimera affärsprocesser så att de passar för ändamål och uppnår rätt resultat vid rätt tidpunkt.
människor
Att se till att människor gör rätt saker på rätt sätt är nyckeln till en lyckad process. BPM tittar på de uppgifter som människor gör och frågar sådana frågor som: Vems arbete är det att utföra Uppgift A och i vilken tidsram? Vad händer om den berörda personen ignorerar problemet? Vem blir varnad när processen är fast? Denna nivå av synlighet är viktigt om du ska bygga effektivitet i systemet.
Teknologi
För att dina processer ska fungera smidigt måste övergången av uppgifter vara sömlös hela tiden. Affärsprocesshanteringsprogramvara är verktyget som hjälper till att driva processen. Så om du kör en BPM-övning och definierar en bättre process kan tekniken hjälpa till att se till att processen utförs på det exakta sättet du har definierat det. En viktig egenskap hos tekniken är att samla prestandadata så att du kan spåra de mätvärden som är viktiga för framgången med processen.
Hur designar du en BPM-metodik?
BPM fungerar olika beroende på vilken typ av verksamhet du har. Så innan du ens börjar utforma en BPM-metodik måste du utvärdera vad du vill förbättra genom att implementera den. Om du till exempel är en serviceorganisation kanske du vill att BPM ska förbättra din svarstid till kunderna. Företag som tillverkar eller bygger produkter kan å andra sidan leta efter bättre effektivitet och prestanda på monteringslinjen eller synkronisera med andra system och processer.
Med hjälp av dessa kommersiella drivrutiner som en guide följer varje BPM-metodik sedan en livscykel av faser, var och en med sin egen uppsättning uppgifter som måste genomföras. Den vanligaste BPM-metoden, DMEMO, följer fem steg: design, modell, exekvera, övervaka och optimera.
Steg ett: Design
Designfasen använder BPM-tekniken för att kartlägga din process som den är just nu, innan du redesignar arbetsflödet så att processen går mycket mer effektivt. Vad du får på skärmen är en visuell bild av arbetsflödet så att du kan se en blick där flaskhalsar och dubbelarbete kan ligga. Tanken är att skapa det enklaste och mest enkla arbetsflödet möjligt så att processen kan slutföras på minsta möjliga tid samtidigt som de minsta misstag görs.
Steg två: Modellering
Den här fasen handlar om att testa processen för att se hur den fungerar under olika förhållanden. Tänk på det som en "vad om" motion. Vad händer om vi tilldelade två personer till denna uppgift? Vad händer om den här medarbetaren är sen att leverera sin produktion? Vad händer om denna uppgift gjordes på ett annat sätt? Kan vi göra ytterligare förbättringar?
Steg tre: Exekvering
När du har simulerat arbetsflödet är nästa steg att testa den förbättrade processen på marken med hjälp av BPM-programmets arbetsflödesmotor för att fördela varje uppgift i processen till en eller flera personer.
Steg fyra: Övervakning
Övervakning är processen att samla in data för att säkerställa att processen fungerar som du förväntar dig. Med din teknik kan du spåra både ett steg i en enda process - på samma sätt som du skulle spåra ett FedEx-paket - eller du kan aggregera data och se hur du arbetar över hela arbetsflödet. Verktyg som används på detta stadium inkluderar övervakning av verksamhetsaktivitet, instrumentpaneler, rapporterings- och revisionsverktyg.
Steg Fem: Optimering
På detta stadium kan din process vara långt ifrån perfekt. Nu måste du överväga vad du kan göra för att ytterligare optimera processen. Till exempel behöver du lägga till en annan resurs till specifika områden där flaskhalsar ofta inträffar? Tänk på att optimering inte är en enda händelse. Snarare behöver du lyssna på feedback från anställda och kunder och göra förändringar när det uppstår problem. Om den nya processen inte förbättrar dina intressenters erfarenhet av tjänsten kan det inte sägas vara en framgång.
Vem utför Business Process Management?
Det tar ofta ett team av experter med IT och företagskunskap för att genomföra ett BPM-projekt, men det beror verkligen på omfattningen av det projekt du planerar att köra. Om du vill uppnå några snabba vinster genom att förbättra några lågriskprocesser med hög avkastning i ditt eget lilla företag, så borde det vara relativt enkelt att få ett BPM-projekt från marken med hjälp av ett litet internt team och några kvalitetsprogram för att kartlägga dina processer.
Ett bra sätt att börja är att delta i en BPM-kurs. En snabb Google-sökning ska visa upp några lokala alternativ eller ett online-program. Många företag väljer att sätta sina anställda genom ett certifieringsprogram för affärsprocessledning som gör det möjligt för nyckelpersoner att bli officiellt utbildade i lämpliga metoder. Business Process Management Institute erbjuder för närvarande 30 program och sju certifikat inom de olika discipliner och metoder som är associerade med BPM. Kolla deras hemsida för detaljer.
Vad är ett BPM-verktyg?
Ett BPM-verktyg är helt enkelt den programvara du använder för att automatisera BPM-implementeringen. Dess jobb är att möjliggöra din affärsomsättning så att du kan ta dina processer till nya höjder. Alternativen är så breda som de är långa, men i allmänhet söker du efter ett system med åtminstone följande funktioner:
- Visuellt bearbetningsdiagramverktyg: Här kan du modellera dina processer och skapa nya arbetsflöden. Vissa verktyg kräver kodningsförmåga som ett sätt att implementera modelleringen; Andra leverantörer erbjuder en lågkodsmetod som använder ett "dra och släpp" -system. Det senare kan fungera bra om du inte har en hardcore programmerare på laget.
- Styrpaneler och åtkomstkontroll: Detta ger beslutsfattare synligheten att spåra framsteg och ger säkerhet genom att begränsa tillgången till information till vissa personer.
- Felhantering: Det är bra att ha en verifikationsmodul som hittar och löser fel och funktionsfel.
- Integration med befintlig programvara: Din BPM-lösning kommer att vara av begränsad omfattning om den inte kommunicerar med andra centrala ERP / CRM-system.
- Rapporter och analys: En bra BPM-lösning kör rapporter om sådana viktiga mätvärden som öppna poster, den genomsnittliga tiden det tar för att slutföra en uppgift och hur ofta ett objekt omdirigeras.
När det gäller specifika affärsprocesshanteringsverktyg är det en ganska trångt marknad. Några av de stora spelarna inkluderar Pegasystems, bpm'online studio, Nintex, KiSSFLOW, Zoho Creator, Appian och Process Street. Recensioner är lätt tillgängliga på internet, och de flesta verktyg levereras med en gratis 14+ dagars provperiod så att du kan undersöka funktionerna innan du gör ett slutligt köp.
