Att skriva ett kvitto för hand kan verka gammaldags eller till och med pretentiös, men kunder uppskattar det faktum att du tog den extra insatsen för att se till att de har en rekord över sina utgifter. Till och med företag med automatiserade kassar upplever ibland strömavbrott och fel på internetfel. I stället för att förlora affärer kan du skriva ett kvitto för försäljning av varor för hand om du inte handlar i stora volymer.
Varför ge kvitton?
Att tillhandahålla korrekta kvitton har många fördelar för dina kunder och du, säljaren. Övningen skyddar ditt rykte som en försäljare eller tjänsteleverantör. Försäljningssedeln som du tillhandahåller visar din kund att de har fått alla varor och tjänster som de köpt, till rätt pris. Kvittot dokumenterar också den specifika kundens preferenser. Spåra kundpreferenser och köpmönster hjälper dig att spåra din inventering och planera omläggningar.
Förutom att upprätthålla överensstämmelse med IRS och industristandarder gör det också att:
- Det skyddar dina anställda mot falska anklagelser om orättvisa eller oärliga metoder.
- Övningen gör tvistlösningen enklare.
- Att tillhandahålla kvitton hjälper till att fastställa garantins start- och utgångsdatum.
Hur man skriver en betalnings kvitto
För IRS-ändamål måste varje betalningskvitto för företagskostnader innehålla den dag, månad och år som transaktionen ägde rum, en lista över alla inköpta varor eller tjänster och det totala beloppet som betalats. Branschstandarder för företag dikterar att du också inkluderar ditt företagsnamn och kontaktuppgifter tillsammans med den betalningsmetod som används, oavsett om det är kontanter, checkar, postanvisning, kreditkort eller elektronisk överföring av pengar.
Ersätter ett juridiskt krav?
I många stater måste hyresvärden lämna ett hyreskvitto skriftligen om hyresgästen begär en, oavsett vilket betalningsmedel hyresgästen använder. Vissa stater kräver endast kvitton för inköp över ett visst dollarbelopp. Även i en stad som inte har några sådana lagkrav dikterar bästa branschpraxis att du ger kvitto för varje transaktion. En enkel "Vill du ha ditt kvitto?" uppfyller någon laglig eller industriell skyldighet i de stater som inte kräver att du tillhandahåller dem.
Vad är meningen med bevis på betalning?
Bevis på betalning inkluderar originalkvittot, avbokade checkar, kontoutdrag och kreditkortsutlåtanden. Transaktionsbekräftelsessidan eller ett bekräftelsemail kan också vara betalningsbevis om det inkluderar datumet, en lista över alla inköpta varor eller tjänster och den specifika betalningsform som användes för att slutföra köpet.
Hur man skriver en kvitto på betalning
Oavsett om du använder kvittonmall eller inte, följ dessa steg för att skriva ett kvitto:
- Skriv ett kvittonummer i det övre högra hörnet av kvittot. För att undvika att ge en kund samma transaktionsnummer, börja med nummer 001 och fortsätt därifrån. Så länge du även inkluderar dagens datum kan du använda samma nummer nästa dag.
- Skriv ditt företags namn och kontaktuppgifter i det övre vänstra hörnet. Inkludera din företags telefon, fax, e-postadress och hemsida, tillsammans med din öppettider. Denna information kommer inte bara att hjälpa kunden att fastställa huruvida inköpet var en affärsutgift, men kunden kan vidarebefordra din adress och driftstimmar till vänner och familj.
- Hoppa över en rad och börja lista alla inköpta varor tillsammans med en kort beskrivning av var och en och sluta med varans köpeskilling längst till höger.
- Ge en hel pris innan du tar bort några kuponger. Därefter ta några rabatter och ge den nya summan. Lägg till moms. Lägg även till frakt och fraktkostnader om detta inte är ett köp i butiken.
- Slutligen skriv den betalningsmetod som används och kundens namn på sista raden av kvittot eller var som helst det står "mottaget från." Ge kunden en kopia och behåll den andra för dina poster.
