Låt oss säga att du är chef för ett företag och du övervakar flera anställda. Du vill att de anställda ska förstå sina arbetsuppgifter eftersom du måste utvärdera sin arbetsprestation årligen. Du bestämmer att det skulle hjälpa dem om de kunde se jobbansvaret i ett flödesschema. Ofta är det lättare att förstå en process om den kan ses i en bild eller ett diagram samt en berättelse.
Hämta flödesschema programvara eller om du föredrar att göra det för hand, skaffa en flödesschema mall med alla flödesschema symboler. Studera symbolerna för att förstå vad de står för så att du kommer att använda dem korrekt när du skapar flödesdiagrammet. När du förstår flödesdiagramsymbolerna blir det lätt att skapa flödesdiagram.
Skriv i kronologisk ordning stegen i varje jobb för varje person som du övervakar på separata pappersark. Har varje anställd granska de steg du har listat och informera dig om några steg du kanske har missat så att du kan lägga till dem i listan och inkludera dem i flödesschemat.
Använd flödesdiagrammet eller mallen för att skapa ett flödesschema för varje jobb som du övervakar. Inkorporera varje steg i flödesdiagrammet för varje jobb som du skisserade i steg två. Du ritar helt enkelt den tillämpliga symbolen för varje steg i jobbet i rätt ordning och i rätt område där steget utförs.
Ge det första utkastet till flödesschemat till den anställde som uppfyller dessa uppgifter och be om hans / hennes kommentarer på flödesschemat. Få dem att identifiera några steg du kanske har missat eller något som du kanske har i fel sekvens.
Redoera flödesdiagrammen med hänsyn till kommentarerna genom att genomföra ändringar i flödesplanen som anses nödvändiga. Om du inte håller med medarbetaren om några kommentarer eller ändringar i flödesdiagrammet diskutera det med arbetstagaren och förklara varför du inte håller med och ge honom / henne en chans att svara. De kanske känner till något du inte eller har insikt eller perspektiv på jobbet som du inte gör och när du förstår hans / hennes synvinkel kan du komma överens med deras förändring.
Ge medarbetarna en kopia av det färdiga flödesschemat för sitt jobb. Även för de jobb som ingår i processen kan du dela med dig av de andra flödesdiagrammen med alla medarbetare som är involverade i den processen så att de förstår hela processen. Detta kommer att underlätta korsträning och låta medarbetarna veta att de är en del av en större processkritisk för verksamheten.
Placera en kopia av flödesdiagrammen i ett ringspärr för framtida referens- och träningsändamål.
