Precis som så många områden modernt liv har datorer förvandlat det sätt som bokföring utförs, både för privatekonomi och för små och stora företag. I stället för att göra oändliga rader av manuella poster och gör beräkningar för hand har datorer gjort mycket av redovisningsprocessen automatiskt när grunddata har lagts in. Men datoriserad redovisning är inte utan nackdelar, och för och nackdelar borde beaktas innan man använder datoriserad redovisning.
Ökad produktivitet
Datorer är kända för effektivitet och redovisning är inget undantag från denna regel. Användningen av datoriserad redovisning eliminerar duplicering poster, handskrivna ledgers och anteckningar och manuella beräkningar, vilket sparar personal tid och låter samma personal hantera större antal transaktioner och rapporter.
Automatiserad rapportgenerering
I stället för att bli tvungen att skapa vanliga finansiella rapporter för hand varje gång de behövs, ger datoriserad redovisning nästan omedelbar skapande av standardrapporter som kontosaldon, försöksbalanser, generaldirektörer, resultaträkning och andra typiska rapporteringskrav.
Förbättrad noggrannhet
Eftersom så många beräkningar krävs för exakt redovisning är datorer en idealisk lösning på mänskliga fel. Medan fel fortfarande kan göras vid datainmatning kommer datorns beräkningar att öka noggrannheten och tillförlitligheten i företagets rapporter.
Flexibilitet och aktualitet
Datoriserad redovisning utmärker sig vid manipulering av data och ger en flexibilitet i rapportering och dataanalys som manuell redovisning inte kan matcha. Om så är fallet, så länge som data är inlämnade i tid, kan uppdaterade rapporter genereras omedelbart som innehåller företagets senaste information.
Enkel dataskydd
I händelse av att data är skadade eller om rapporter är skadade eller förlorade, ger datoriserad redovisning omedelbar återställning från säkerhetskopiering, vilket säkerställer att viktig information inte går förlorad. Digitala säkerhetskopior kan bibehållas på eller av plats för ytterligare skydd av vital information.
Personal tillfredsställelse
Genom att eliminera mycket av det rutinmässiga arbetet med manuell redovisning möjliggör datoriserad redovisning personal att fokusera på bredare uppgifter och minimerar tiden som gör tråkiga, repetitiva uppgifter som manuella beräkningar. Som ett resultat kan anställda förvänta sig större arbetsnöjdhet.
Startavgift
Trots många fördelar är en nackdel med datoriserad redovisning den initiala kostnaden för att etablera systemet. Medan priset på datorer har fallit dramatiskt år efter år, är bokföringsprogrammet fortfarande dyrt och kan kosta tusentals dollar.
Personalutbildning
Datoriserade bokföringssystem kräver också särskild mjukvaruutbildning för personal, medför extra utbildningskostnader till verksamheten och förlänger tiden som krävs för att distribuera systemet innan det kan utnyttjas.
Pålitlighet
Datoriserade bokföringssystem är naturligtvis sårbara för problem som datavirus, strömavbrott och maskinvarufel som kan påverka systemets tillförlitlighet och tillgänglighet. Att korrigera datorproblem kommer att medföra förlorad tid och produktivitet.
Distributionsproblem
Stora problem för verksamheten kan bero på att det inte har uppstått korrekt inrättande av bokföringsprogramvaran eller att välja fel programpaket för att möta företagets behov.Otillräcklig eller felaktig rapportering kan resultera i att du förlorar tid för att åtgärda problemet eller distribuera en ny programvarulösning.
