Att skriva för en företags publik är inte detsamma som att skriva ett brev till en vän. Syftet med brevet är annorlunda - i allmänhet kommer du att överföra specifik information eller be någon att utföra en specifik åtgärd - och det finns vissa förväntningar när det gäller formatering och stil. Ofta är ett företagsbrev det första intrycket du gör på någon, så det är viktigt att få det rätt.
Vad är ett företagsbrev?
En affärsbrev är varje brev som en organisation skickar till en annan organisation, eller korrespondens mellan en organisation och dess kunder, leverantörer och andra parter. Ett brev som du skriver som en del av ditt jobb kommer att kvalificeras som ett företagsbrev, men varje brev som du skickar till ett företag, en organisation, en grupp eller en individ i ett professionellt sammanhang kommer också att omfattas av denna kategori. Det primära testet är ett innehåll: Kommer din mottagare att ha intresse för vad du skriver i den utsträckning det påverkar deras arbetsliv? Om så är fallet kommer ditt brev att kvalificeras som ett företagsbrev.
Varför skulle du behöva skriva ett företagsbrev
Företag skriver till kunder, kunder, leverantörer och intressenter att förmedla viktig information. De kan till exempel beställa varor från en tillverkare, uppdatera en kund om statusen för deras order, beskriva väsentliga förändringar av bolagets villkor, identifiera ett problem som uppstått eller överföra goodwill. Många affärsbrev kommer att innehålla ett uppmaning till handling, det vill säga brevet kommer att begära specifik information eller ett svar från mottagaren.
Individer väljer affärsbrevsformatet när det är nödvändigt att skriva på ett tydligt och professionellt sätt. Exempel på detta är en arbetsansökan, återupptagningsbrev, klagomål, uppsägningsbrev, referensbrev, godkännande eller minskning av ett formellt förlovande eller begäran om information från ett företag. Vad dessa bokstäver har gemensamt är en förväntan om att du kommer vara kortfattad och specifik, snarare än kreativ eller stimulerande i din skrivstil.
Formater för ett företagsbrev
Företag i USA använder ett av fyra vanliga brevformat, som listas nedan. Av dessa är blockstilen den mest populära.
Blockformatformat: Med en blockformat stilar hela texten med vänster marginal. Du strukturerar bokstaven så att linjetexten är singelavstånd och punkterna är dubbelt åtskilda. Marginaler har vanligtvis en standard en tums inställning, även om vissa företag varierar för att tillgodose deras husstil.
Halvbokstavsformat: Halvblocket är identiskt med blockformatet, spara att den första raden i varje stycke är inryckt.
Alternativt blockbrevformat: Det här formatet följer noggrant blockformatet, så att datumet, komplett stängning ("uppriktigt") och författarens namn, titel och signatur visas på höger sida av sidan. Om du inte använder brevpapper kommer skrivarens returadress också att visas till höger.
Förenklat brevformat: En annan variant på blockformat, den förenklade stilen utelämnar öppningshälsningen ("Kära Herr Smith:"). Välj det här formatet när du inte har mottagarens namn.
Så här adresserar du mottagare i ett företagsbrev
Att adressera en affärsbrev till en enskild mottagare är relativt enkel. Skriv bara mottagarens namn och adress på det inre adressblocket på vänster sida av sidan. Öppna ditt brev med hälsning: "Kära herr / fru / fru. Efternamn:" eller "Kära herr / fru:" Notera kolon i slutet av hälsningen - bara ett personligt brev använder ett kommatecken här; ett företagsbrev använder alltid ett kolon.
Det är acceptabelt att skriva personens förnamn om du är på förnamn med mottagaren, till exempel har du träffat flera gånger och känner personen väl. I det här fallet skulle din hälsning läsa: "Kära Joseph:" Rör dig inte omedelbart för ett förnamn; Det anses vara oförskämd.
Om du vill adressera flera mottagare i samma brev väljer du ett av följande alternativ:
Där mottagarna arbetar på samma plats: Skriv titeln, namnet och (valfritt) jobbtiteln för varje mottagare följt av den enda företagsadressen i det inbyggda adressblocket. För hälsning, lista varje mottagarens namn i samma ordning som de visas i adressen.
Exempel:
Sophia Proctor, VD Herr Martyn Byrne, försäljningschef Dr. Regan Coulson, marknadschef ABC Limited Town Street Townsville, Kentucky 395494
Kära fru Proctor, Herr Byrne och Dr Coulson:
Där mottagarna arbetar på olika adresser: Varje mottagare ska få sitt eget brev så att du måste förbereda flera kopior av samma kommunikation. Använd kolkopieanmärkningen efter avslutningen - "cc:" - för att lista namnen på de andra mottagarna. Anmärkningen låter varje mottagare veta vem de andra mottagarna är.
Exempel:
Sophia Proctor, VD ABC Limited Town Street Townsville, Kentucky 395494 Kära fru Proctor: Kropp av brev Vänliga hälsningar, okänd kvinna Cc: Herr Martyn Byrne, försäljningschef, dr. Regan Coulson, marknadschef
När det finns många mottagare: När du skriver till många mottagare, till exempel medlemmarna i en styrelse, är det lämpligt att skriva ett brev och adressera det till gruppen som helhet. Hälsningen ska också referera till människors kropp, till exempel "Kära försäljningsavdelning" eller "Kära gemenskapsförbindelsespersonal". Använd ett distributionsblock i slutet av brevet för att lista de enskilda gruppmedlemmarna som borde läsa brevet.
Exempel:
Styrelsen ABC Limited Town Street Townsville, Kentucky 395494 Kära styrelseledamöter: Kropp av brev Vänliga hälsningar, okänd kvinna Distribution: Fru Sophia Proctor Herr Martyn Byrne Dr. Regan Coulson Fru Elizabeth Mejia Prof. Zayne Vargas Herr Cohen Andersen
De olika delarna av ett företagsbrev
Oavsett om du använder blockformat eller annan stil, bör din företagsbrev innehålla följande avsnitt:
Brevpapper eller returadress: Företag brukar använda tryckt papper som innehåller en specialdesignad logotyp eller brevpapper överst på arket. Brevpapperet bär adress och kontaktuppgifter för organisationen. Om du inte använder brevpapper skriver du ditt namn och adress i det övre vänstra hörnet av brevet. Det är acceptabelt men inte obligatoriskt att inkludera ditt telefonnummer och e-postadress om det skulle vara till hjälp för mottagaren.
Datum: Skriv datumet i ett månad-dagars format direkt under returadressen. Eftersom andra länder använder formatet dag månad, undviker du förvirring genom att transkribera datumet i ord i stället för nummerformat - "28 juni 2018."
Inside adress: Skriv mottagarens namn, företagsnamn, adress och postnummer. Inkludera en jobbtitel om det är lämpligt. Justera alltid den inre adressen till vänstermarginalen när du använder standardaffärspapper. Om du gör det betyder adressen visas i kuvertens fönstret när den är invecklad i tre sektioner.
Hälsning: Kom ihåg att använda ett kolon efter hälsningen som beskrivits ovan.
Ämnesrad: Lägga till en valfri ämnesrad hjälper mottagaren att förstå vad brevet handlar om snabbt. Här är ett exempel:
Kära herr Phillips:
Begäran om jobbansökningspaket
Kropp: Det är här gummit möter vägen. Börja med ett kort uttalande som beskriver varför du skriver, följt av en serie stycken som beskriver problemet på hand. Håll brevet kortfattat. För de flesta affärsbrev är två till fem stycken idealiska.
Gratis nära: Du har olika alternativ för att avrunda ett företagsbrev. Här är några exempel:
- Kära verkligen,
- Vänliga hälsningar,
- Med vänlig hälsning,
- Respektivt din,
- hjärt~~POS=TRUNC,
- Med vänliga hälsningar,
Signatur: Skriv ut ditt namn och din jobbtitel och lämna ett mellanslag mellan ditt typade namn och den kostnadsfria stängningen. Du skriver under ditt namn i det här utrymmet.
Inkapslingar och kolkopior: Inkludera en cc: om du skickar kopior av brevet till någon annan. Om några dokument bifogas brevet, skriv "Enclosure" eller "Encl." under signaturblocket.
Hur man skriver ett företags brev
Oavsett syftet med din företagsbrev är det viktigt att hålla brevets kropp tydlig och koncis. Förstå att din mottagare är upptagen och kommer sannolikt att skumma igenom den. Strukturera ditt brev i logiska stycken - en idé per stycke - så mottagaren kan snabbt komma till botten.
Kortfattat betyder det dock stumt; du måste sträva efter diplomatisk och professionell ton. Tänk på de två exemplen:
Efter noggrann övervägning har jag bestämt mig för att acceptera en position hos ett annat företag. Jag ska jobba hos ABC.
Den andra versionen är kortfattad, men den är för direkt och onödigt hård i tonen. Det kan förolämpa läsaren. Det första exemplet, medan det är mindre kortfattat, är mer respektfullt.
När du har gjort dina poäng i brevets kropp, avsluta med en uppmaning, ett kort uttalande som beskriver vad du vill hända nu. Kom ihåg att din läsare är upptagen. Lämna inte henne gissar om vad hon ska göra nästa. Här är några exempel:
Om du godkänner detta förslag, vänligen svara tillbaka senast den 31 maj. Om du vill ha kontaktinformation för personer som framgångsrikt har använt XYZs tjänster, vänligen maila mig på [email protected].
Alternativ för röst och språk
Verksamhetsbrevets språk varierar från en avslappnad, konversationsstil till den hyperformella, tekniska stilen som finns i juridisk korrespondens. De mest effektiva affärsbreven skapar en balans mellan dessa två ytterligheter. Även om företagsbokstäver har blivit mindre formella över tiden, kan skrivning som är för avslappnad komma överens som oprofessionellt och oincognitivt. Alltför formellt skrivande kan å andra sidan förmedla läsare som kanske inte förstår ditt branschspecifika språk, terminologi och frasering. Som med alla skrivningar måste du matcha tonen till publiken. Detta ger dig mycket utrymme för den stil du väljer.
Om du inte arbetar i en särskilt formell bransch som banksektorn, bör du sträva efter att använda vardagliga ord istället för deras formella motsvarighet - "start" istället för "starta", "slut" istället för "avsluta" och "försök" istället för "strävan." Att hålla det enkelt kan verka motstridigt eftersom de flesta människor associerar professionellt ordförråd med längre och mer komplexa ord. Tydlighet är dock nyckel. Det är mycket viktigare att din mottagare förstår ditt brev med den minsta ansträngningen från hans sida än för att du ska visa upp ditt imponerande ordförråd.
Undvik sammandrag som "Jag," "Kan inte" och "Inte", om inte de är en särskild egenskap i ditt företags husstil. Vissa företag föredrar att använda en mer informell röst när de skriver till konsumenter för att öppna samtalet. andra skulle istället slå en formell ton. Konsistens är nyckel. Om du föredrar en stil att skriva över en annan, se till att kommunicera dina stilval över hela organisationen och se till att alla följer samma stilguide.
Exempel på ett företagsbrev
Att sätta allt ihop, här är ett exempel på en kort affärsbrev i blockformat:
Kurt O'Ryan ABC Limited Town Street Townsville, Kentucky 395494 11 januari 2018 Kära herr O'Ryan: Jag skriver till att tacka igen för ditt aktiva stöd i vårt Townsville "Grow Wild" community outreach program. Din feedback, din konstruktiva kritik och din värdefulla erfarenhet bidrog väsentligt till det framgångsrika genomförandet av projektet. Vi har nu fått full finansiering för vårt uppföljningsprojekt, som preliminärt har titeln "Nature on your Doorstep". Vi skulle vara glada om du kunde komma överens om att fortsätta ditt samarbete i detta projekt. Vi kan verkligen använda din insikt och expertis. Jag bifogar en kort broschyr som beskriver förslaget till din granskning. Jag skulle vilja träffa dig för att diskutera våra nästa steg och kommer att ringa till ditt kontor nästa vecka för att planera ett möte. Tack på förhand för din övervägande. Med vänlig hälsning, okänd kvinna Bilaga:
