Din chef har bett dig att undersöka en marknadsutveckling och skapa en rapport för din avdelning så att ditt företag kan skapa en strategi för att öka sin marknadsandel och vinst. Vid denna tidpunkt måste du bestämma vilken typ av rapport som ska skrivas. Att veta skillnaderna mellan formella och informella rapporter hjälper dig att välja rätt stil.
Informell rapport
Informella rapporter är vanligtvis interna rapporter och kan gå till andra medlemmar av avdelningen och avdelningschefer. De används också för rapporter som kommer att cirkulera i hela företaget. De använder personliga pronomen och sammandragningar. Även om rapporten kan vara flera sektioner lång, är den vanligtvis mycket kortare än en formell rapport. Ingen innehålls sida ingår. Informella rapporter kan till och med formateras som ett memo.
Informell struktur
Din introduktion och slutsats ingår i rapporten, och det finns ingen abstrakt. Inkludera mycket korta rubriker, om det behövs. I introduktionen anger du kortfattat problemet, vad du har gjort och din slutliga slutsats. Du har en målgrupp, så tala direkt med dem i din diskussion. Ställ fakta och inte pynta detaljerna, men se till att rapporten är förståelig. Påminn läsaren vad dina slutsatser var. Din rapport kommer att rättfärdigas med en 10- till 12-punkts teckensnitt. Inkludera dina rekommendationer och de framsteg du har gjort för att lösa problemet. Var positiv om förväntningarna och rekommendationerna.
Formell rapport
Om du skriver en rapport för den överordnade ledningen eller för en annan organisation behöver du en formell rapport. Formella rapporter används också för forskningspapper i högre utbildning. Formella rapporter är längre och väl undersökta. Formella rapporter är opersonliga, sällan använder personliga pronomen och sammandragningar.Sammanfattningar finns på separata sidor och brukar ha mer än ett rubrik. Formella rapporter kan också föregås av ett förslag. Inkludera en innehållssida om din rapport är längre än fem sidor. Ett brev eller ett memo kan krävas.
Formell struktur
Inkludera en omslag som liknar ett bokomslag. Sammanfattningen sammanfattar kortfattat problemet, processen med forskning och slutliga slutsatser på en sida eller mindre. Din titel sida kommer att täcka titeln på rapporten, den person som sammanställde rapporten, förlaget och inlämningsdatumet. Sammanfatta din inledande avhandling eller syftet med studien och inkludera alla detaljer som är nödvändiga för att publiken ska kunna förstå frågan helt. Inkludera en innehållsförteckning och en lista med tabeller och figurer. Innehållet i din rapport kommer att innehålla en introduktion, en översikt över forskningen och slutliga slutsatser och rekommendationer. Avsluta din rapport med bekräftelser, en lista över referenser där du hittade din forskning och eventuella bilagor.
