Den som har arbetat för ett företag är bekant med policy- och procedurhandböcker och deras kortare kusiner, anställda handböcker. Policys och procedurhandböcker tjänar två syften - för att tillgodose juridiska krav som anställning och miljöfrågor samt att formulera ett företags uppdrag och vision genom genomtänkta, detaljerade riktlinjer. En policy beskriver vad ett företag vill att anställda ska göra för att uppnå organisatoriska mål och förfaranden beskriver i detalj hur man ska uppnå dessa policyer. Idealiskt kommer ett företag att följa en enkel formel: Etablera uppdrag och visionsanspråk, utveckla strategiska mål, skapa stödpolitik och producera taktiska förfaranden för att genomföra politiken.
Föremål du behöver
-
Tillämpliga lagar
-
Kollektivavtal, om några
Utveckla en process och struktur och dra ihop ett lag (om du inte är projektets enda ledning). Beslut om ansvar för lagmedlemmar, inklusive forskning, skrivande, juridiska frågor, godkännandemekanismer och produktionsmetoder. Även om de flesta företag tillhandahåller medarbetarlitteratur i elektronisk form, måste du också skriva ut exemplar. Bestäm teamledare och kontakter för varje steg i processen. Genomföra ett organisationsmöte för att bestämma hur handboken kommer att flöda fysiskt - kapitel för kapitel och steg för steg.
Adress juridiska aspekter av handboken. Inkludera avsnitt som behandlar lika möjligheter, sexuella trakasserier, diskriminering och drogtestning. Se till att ingen formulering i handboken bryter mot befintliga lagar eller strider mot ett arbetsavtal. Upprätta en juridisk juridisk kontakt för att granska och godkänna handboken för juridiska problem. Oaktsamhet och svaghet är de vanligaste juridiska problemen för företag, och policy- och procedurhandböcker är juridiskt bindande för företagen. De flesta överträdelser av företag är oavsiktliga, men om manualer är dåligt formulerade, ignoreras eller inte tydligt förklarar konsekvenserna av arbetstagarnas åtgärder kan juridiska problem uppstå.
Inkludera företagets uppdrag och vision uttalanden och dess historia. Förklara hur politiken och rutinerna tjänar till att stödja och förstärka de angivna värdena.
Skriv om fördelar. Inkludera emitterade förmåner som social trygghet, arbetslöshetsförmåner, arbetstagarens ersättning, militära överväganden (reservtjänst, till exempel) och familjeledighet. Också beskriva icke-mandatförmåner som semester, övertid, comp tid, försäkring, intjäning och pensionsplaner (inkludera 401k bestämmelser) och sabbaticals och lämnar frånvaro.
Utveckla och behålla en positiv skrivton. Upprätta parametrar inom vilka medarbetare framgångsrikt kan uppnå sina mål. Undvik, när det är möjligt, välgörande språk. Att fortlöpande berätta för anställda vad de inte kan eller inte borde skapar spänning, särskilt när do och inte förbjuder lätt igenkännligt dåligt beteende.
Skapa ett utkast och granska, korrekturlästa och redigera - granska sedan, korrekturlästa och redigera igen.
Skicka utkastet genom godkännandeprocessen. Har ett par anställda som inte är medarbetare läser manualen för deras inmatning.
Gör ändringar i handboken efter godkännandeprocessen och få slutligt godkännande vid behov. Förbered handboken för produktion. Välj grafik eller foton och formatera handboken.
Producera manualen, både i pappersform och elektroniskt. Se till att du har identifierat en "gatekeeper" för eventuella framtida ändringar.
tips
-
En anställdshandbok bör vara en kort introduktion till ditt företag, med välkommen orienteringsinformation och korta diskussioner om regler, förväntningar och fördelar. Det kommer förmodligen att vara det första som anställda läser (före policy och procedurhandboken) och bör inte efterlikna manualen i ton eller detalj.
Varning
Om ditt företags anställda är representerade av en fackförbund kommer det kollektiva förhandlingsavtalet ofta att fungera som grund för de flesta policyer och förfaranden. Var försiktig så att du inte motsätter sig fackliga avtal med politik och rutiner.
