Att arbeta i kundtjänst kräver viss färdighet och etikett. Att hålla kunderna nöjda med kvaliteten på tjänsten i telefonen är en viktig del av att upprätthålla gynnsamma åsikter från konsumenterna. Att följa några grundläggande kundservice tips, och veta hur man väljer dina fraser, kommer att gå långt för att hålla kunder och din chef lycklig.
Kan, kan inte
Kom alltid ihåg att hålla kundtjänstsamtal positiva. Gå aldrig rakt in i vad du inte kan få gjort för någon, enligt BusinessKnowHow.com. Istället fokuserar du på vad du kan göra för att lösa problemet eller för att rymma den som ringer.
Om någon inte är missnöjd med en trasig produkt, säg inte att du inte kan återbetala pengarna. Det kommer att ge ett mycket bättre intryck om du väljer att säga att du kan skicka ut en ersättare.
Ursäkta och avfyra
Oavsett vem som är fel för den som ringer, är det ditt jobb att ta tillvara situationen och lugna den som ringer.
Ett bra sätt att lugna ner en arg caller är att be om ursäkt för situationen, enligt BusinessKNowHow.com. Denna ursäkt kommer att få uppringaren att känna som om företaget är oroad över sin ilska och att de har "fått igenom" för dig. Apologin är också ett utmärkt tillfälle att hänvisa till den som ringer på namn, vilket ger dem ännu mer personlig uppmärksamhet och tvingar konversationen att ta en vänlig tur.
Flera linjer
När ett andra samtal kommer in när du handlar med en kund, be om att de ska hålla ett ögonblick och sedan byta till den andra ringeren, svara med ditt företags namn och fråga om de kan hålla ett ögonblick. När du har deras tillåtelse, placera dem i vänteläge och återvända till ditt andra samtal där du försöker pakka upp det så fort som möjligt.
Om du tror att den första uppringaren kommer att ta väldigt mycket tid att sätta ihop, fortsätt och fråga artigt om du kan få ett namn och telefonnummer för att återvända samtalet så snart du slutar med den andra personen. De flesta människor föredrar detta till långa, oförklarliga hålltider.
Känn dina saker
En viktig förmåga att ha när du arbetar med kundservice telefoner är att känna till alla svaren. Självklart kommer det att finnas tillfällen när du får en fråga som du inte vet svaret på, men gör det här undantaget snarare än regeln. Att låta som om du är säker och har tillförlitlig information kommer att göra en positiv kundservice upplevelse. Och om du inte vet svaret, förfalska det inte. Helt enkelt säga att du inte vet och du måste titta på det och komma tillbaka till dem.
Välja rätt ord
Använd massor av positiva ord och fraser när du arbetar i telefoninställningen för kundservice, enligt webbplatsen Call Center Helper. Använda fraser som "Jag skulle gärna hjälpa dig" eller "Jag förstår helt" för att sätta dina uppringare tillfreds och låta dem veta att de pratar med någon som bryr sig och förstår deras problem.
Kom ihåg att de kallar dig för råd i vissa fall. Använd fraser som "Jag skulle föreslå" eller "För att undvika denna olägenhet i framtiden …"
