Om du någonsin har läst handboken för att montera eller driva ett nytt köp och gått bort mer förvirrad än när du började, är du inte ensam. Tekniskt skrivande kan vara svårt för även den mest erfarna professionella. Men när du skriver en teknisk rapport är det viktigt att inkludera relevanta ämnen, vara tydliga och koncisa, och organisera din information så att läsaren lätt kan förstå den.
Välja ämnesfråga
Människor skriver i allmänhet tekniska rapporter när de har gjort någon form av forskning och behöver presentera resultaten för en specifik publik. Denna forskning kan vara fältforskning - undersökningar, intervjuer och observationer - eller bokforskning. Oavsett vilken typ av forskning du har gjort kan du inte dela med dig av all information du samlat in. I "Några råd om att skriva en teknisk rapport" föreslår Alan Sherman vid University of Maryland, Baltimore County, att din rapport bör fokusera på viktiga resultat som visar ämnet för din forskning är intressant och viktigt. Du bör också inkludera element som forskningsdesign och rekommendationer om de är nödvändiga.
Att vara klar och kortfattad
Människor läser inte tekniska rapporter för blommigt språk eller bilder. Istället läser folk tekniska rapporter eftersom de letar efter en viss typ av information. Var tydlig och kortfattad när du skriver din rapport. Tänk på din publik och syfte, och skriv på ett sätt som bäst tillåter läsare att förstå vad du försöker kommunicera. Till exempel, om du vet att många som pratar engelska som andraspråk läser din rapport, undviker klichéer och idiom. När det är möjligt, var till den punkten, skära ut ord, meningar och stycken som du inte behöver rapportera den information du har samlat.
Organisera din information
Organisationen är kritisk i tekniska rapporter. Oavsett om du skriver en hur-artikel eller en arbetsplatsrapport, kan oorganiserad information göra det svårt för läsarna att använda den informationen. Målgrupp och syfte har stor inverkan på hur du organiserar din rapport. Vad publiken redan vet om ämnet kommer att avgöra om du behöver inkludera bakgrundsinformation före specifikationer. Om syftet med din rapport är att motivera användningen av pengar eller förespråkare för en åtgärd som ska vidtas, avsluta med ett förslag eller överklagande och organisera rapporten i din rapport kring ditt stöd för denna åtgärd. Personer som skriver hur man skriver bitar måste vara säkra på att åtgärderna placeras i en ordentlig kronologisk ordning.
Citing Outside Källor
Eftersom informationstekniska rapporter ofta avslöjar forskningsresultaten, kan du citera andras idéer i dina texter. Oavsett om du citerar eller parafraserar dessa källor måste du ge dem kredit genom att citera dem. Om du skriver din rapport för arbete kan en fot eller slutnot rekommenderas för denna citering. Men om du skriver rapporten för skolan, kräver din lärare eller professor vanligtvis att du använder en befintlig citationsstil, som Modern Language Association eller American Psychological Association stil.
