Det har hänt med alla minst en gång. Du har gått och handlat eller gjort någon form av service, och du har haft en hemsk kundupplevelse. Naturligtvis kommer du förmodligen att berätta för dina vänner allt om det. Men om du vill se till att det inte händer igen är ett av de bästa sätten att få tillfredsställelse att skriva en kundklagomål. Det är inte alltid roligt att skriva en av dessa - trots allt är den enda anledningen till att du gör det beror på att du hade en dålig upplevelse - men det kan göras på ett professionellt sätt som kan ge dig några överraskande resultat. Så här skriver du en kundklagomål som får lite uppmärksamhet från de som läser den.
Hur man skriver en kundklagomål
Först och främst, få ett namn. Ta reda på vilken uppmärksamhet brevet ska gå till. Skicka inte bara det till "OBS: Kundtjänst", för då är ingen ansvarig för det. Fråga affären, antingen personligen eller i telefon, vem personen är som ansvarar för kundklagomål. Varje korrespondens ska skickas till den personens uppmärksamhet. Om de också har en titel, var noga med att inkludera den, så här: "OBS: David Jones, Vice President Marketing".
Skriv sedan ditt brev. Skicka inte e-postmeddelanden; de är alldeles för opersonliga och det är lätt för dem att försvinna i cyberspace. Skicka ett regelbundet brev, antingen till affären eller till företagets kontor. Håll ditt brev kortfattat och kortfattat; inte mer än två sidor ska vara allt du behöver för att förklara situationen.
När du arbetar med ditt brev, ta med situationen. Säg exakt vad som hände, till exempel, "När jag var i din butik tisdag den 5 mars var en kassör med namnet Lorraine extremt oförskämd för mig." Om möjligt, dokumentera tider. Om det är en affär eller ett företag där du har ett numrerat konto, till exempel ett varuhus eller läkarmottagning, ta med ditt kontonummer i all korrespondens. Det hjälper de som läser ditt brev för att koppla ditt klagomål till vem du egentligen är.
Använd en positiv, respektfull ton. Chansen är att ditt brev kommer att gå till en högre administrativ person, som kommer att sympatisera med din situation. Snarare än att vara fientlig, förmedla att du är ett oskyldigt offer. Ännu bättre, klargör att du förstår att sådan dålig service inte är företagets normala standard, och att du vet att deras verksamhet aldrig skulle ha avsiktligt behandlat dig dåligt. Påminn dem om att du verkligen gillar att shoppa där, men du vill se till att de är medvetna om en potentiellt skadlig kundservicesituation.
Slutligen, fråga om ett svar. Ange en tidsfrist, men gör det till en rimlig nivå. Säg något som "Jag hoppas att höra tillbaka från dig inom de närmaste trettio dagarna så att denna fråga kan lösas." Om du inte hörs tillbaka från den person du har skrivit till inom den tilldelade tiden, ring eller skicka ett uppföljningsbrev (ännu en anledning till varför du borde få en persons namn på brevet). Oavsett svaret, oavsett om det är ett brev med ursäkt eller till och med kuponger för ytterligare produkter, skicka ett tackbrev när brevet har blivit löst. Följ dessa enkla strategier, och du är säker på att få ett positivt svar på ditt kundklagomål!
tips
-
Om det är möjligt, försök att lösa situationen omedelbart efter det att det hänt. Chansen är bra att du kan få tillfredsställelse genom att prata med en chef eller handledare personligen. Om handledaren eller butikschefen inte tar tid att prata med dig, eller om de avvisar dig utan att lösa problemet, ska du gå högre upp på företagsstegen.
Varning
Gör inte orimliga krav, till exempel, "Jag vill ha den mekanikeren sparken!" eller "Jag förväntar mig att kompenseras för detta besvär!" Om du inte verkligen har skadats ekonomiskt av händelsen är en enkel ursäkt ett perfekt bra svar.
