Företag som upprätthåller småpengar för att betala för små efterfrågade nödvändigheter bör genomföra lämpliga granskningsprov för småkontantskontroll för att säkerställa att anställda använder sig av småpengar av lämpliga skäl och korrekt redogör för de mindre pengar som används. När det är möjligt ska en person som inte har tillgång till kontanterna vara den person som ansvarar för granskning av småpengar.
Timing av revisioner
Granskning av småkassor bör genomföras slumpmässigt och utan föregående meddelande till andra anställda. Utan slumpmässiga revisioner har anställda som "lånar" från småkassor av personliga skäl tid att sätta tillbaka pengarna innan du granskar fonderna.
Totalt innehållet
Att balansera småkassan i lådan eller lådan är det första steget i revisionen. Summan av alla småpengar plus kvitton för föremål för småpengar var vana vid att betala för att motsvara den totala summan av småpengar som innehas för användning. Om du till exempel behåller $ 500 i mindre pengar och har $ 150 i kvitton för småkortsutgifter, borde du ha $ 350 i kontanter kvar i lådan. Konton för pengar eller kvitton bör noteras i en granskningsrapport, och alla anställda med tillgång till småpengar bör ifrågasättas om skillnaden.
Granska kvitton
Varje kvitto ska tydligt förklara varan / de inköpta varorna. Om den eller de inköpta objekten inte är tydliga från kvittot i sig bör varan / varorna noteras skriftligen på kvittot tillsammans med eventuell förklaring som är nödvändig för utgiften. Varje inköpt vara ska representera en lämplig användning av småkassfonder och godkännas av en chef eller handledare, enligt vad som anges i företagets policy. Eventuell olämplig användning av småkassor, till exempel för personliga föremål, bör noteras i din rapport. Eventuell användning av småpengar för att täcka normala rörelsekostnader bör noteras i din rapport och förklaras av de anställda så att du kan avgöra om förändringar ska göras i operativa förfaranden för att täcka dessa kostnader på annat sätt.
Granska huvudboken
Varje småpengekostnad bör reflekteras på den allmänna bokföringen. Kontrollera kvitton för förklaringen av utgiften och verifiera att utgiften har lagts ut på rätt konto för generalkostnader.
Verifiera de inköpta objekten
När det är möjligt bör du be om att se objektet som köpts med småkassor, särskilt när det gäller icke-förbrukningsvaror. Om anställda använde mindre pengar för att köpa liten utrustning eller andra icke-förbrukningsbara nödvändigheter, ska medarbetarna kunna visa var objektet är placerat.
