Memorier är kortfattade, specifika former av kommunikation som används i universitet, advokatkontor och oftast i olika typer av företag. Ett framgångsrikt memo får över nyckelidéer på ett effektivt, ordnat sätt med minimal text. Det betyder inte att ett notat inte kan referera till forskning eller använda referenser. Snarare kräver det inte så mycket expository material som till exempel gör en uppsats. Poängen i ett notat är att förmedla information utan att ha mycket tid att läsa en kopia.
Föremål du behöver
-
Dator
-
Skrivare
-
Nödvändig forskning eller referensmaterial för citering
Skriva ett målorienterat memo
Skriv "MEMORANDUM" som dokumenttitel. Skriv sedan fyra rader som fyller i viktig, specifik information: "Datum" "Till" "Från" och "Ämne". Ämnet ska ta itu med den specifika frågan memoen handlar om, med ett specifikt informationsdelningsmål i åtanke. Till exempel kan en effektiv ämnesrad vara "Hur man skriver ett målorienterat memo".
Skriv introduktionen. Introduktionen i ett stycke borde förklara, i några meningar, vad notatet ska handla om. Det bör beskriva memo-målet och berätta läsarna vad de ska förvänta sig. Tänk på det som ansikte mot ansikte, och skriv klart och förklara vad läsare kan förvänta sig i följande stycken.
Skriv anteckningen i anteckningen. Kroppen kan innehålla referenser och forskning, men det bör också innehålla författarens tolkning av den presenterade informationen. Den ideala längden är fem till sex stycken. Information ska presenteras med åtgärdsord, skarpa substantiv och adverb och utan främmande ord. Använd starka övergångsord och rensa, starka skillnader, som semikolon, kolonner och bindestreck. Bulletpunkter och underrubriker är acceptabla för att hjälpa till att organisera information och göra det enklare och snabbare för läsaren att absorbera. Använd starka ämnesmenor, som stöds med flera informativa meningar, i varje stycke.
Skriv en slutsats för notatet. Slutsatsen anger det målorienterade notatets "bottom line" i klart språk. Vad är anteckningen om? Vad är punkten i notatet? "Detta memo handlar om hur man skriver ett målorienterat memo" skulle vara ett exempel på ämnesföljden för slutsatsen. En slutsats är inte enbart en sammanfattning, utan snarare innehåller även fasta idéer och positioner utifrån informationen i kroppen, vilket gör noteringen ännu effektivare.
Skriv "Attachments" flush till vänster längst ner i noteringen om det finns ytterligare material för att stödja memo som diagram, kalkylblad eller annan data. Om referenser används, bör en standard bibliografisk notering inkluderas som en bilaga för att se till att läsarna kan hitta den referensen själva.
tips
-
Använd ynkligt, tydligt språk baserat på grundläggande skriftstylistiska tekniker.
