Hur man skriver löneprocedurer

Lön är en viktig aspekt av alla affärer med anställda. För att anställda och löneavgifter ska betalas i tid och noggrant, måste löneavdelningen vara strukturerad. För att uppnå effektivitet inom avdelningen bör arbetsgivaren dokumentera löneförfarandena. Oavsett om lönen är stor eller liten är skriftliga löneförfaranden kritiska för en framgångsrik löneavgift.

Skapa löneformulärsformulär. Lönekostnadsavdelningen arbetar vanligtvis nära med personalavdelningen för att säkerställa korrekt lönecheck och ersättning av anställda. Ett antal formulär används i denna process: tidskrifter / tidskort, formulär W-2, löneplaner och / eller kalendrar, formulär för semesterförfrågningar, formulär för direkt insättningsgodkännande och sjukdagsövervakningsblad. Du kan köpa dessa blanketter på en pappersaffär eller ha ett tryckföretag anpassat dem.

Dokumentera tidsåtgärderna. US Department of Labor konstaterar att du kan använda alla tidssystem som du vill ha förutsatt att det är korrekt och fullständigt. Tidsåtgärdsprocedurer bör innehålla tidsfrister för inlämning av tidsfrister och metoden som används för att beräkna anställdas tid.

Skriv till exempel procedurer för att manuellt beräkna medarbetartidskort, till exempel avrundning upp och ner till närmaste kvartaltimme. Om du har ett tidsbehandlingssystem som automatiskt transporterar anställda slag / swipes i löneprogrammet, dokumentera dina procedurer för att göra ändringar. Det kan innebära att ha handledare maila dig ändringarna före deadline.

Skriv ner lönesamlingsprocedurer. Skräddarsy dina lönesättningsprocesser så att den matchar ditt lönesystem. Ett lönesystem kan vara manuellt, internt datoriserat eller externt (outsourcet). Ange hela löneförfarandet för ditt specifika system.

Till exempel, säg att du har ett inbyggt datoriserat system, där lönebetalningspersonal och löneprogramvara används för att bearbeta löneavgiften. Dokumentation hur du använder programvaran. Ange hur man anger arbetstagarnas löner och hur man behandlar lönejusteringar, direkta insättningar, löneskatter, förmånsdagar, garneringar, försäkringsförmåner och övertidslön. Inkludera åtgärder för att dubbelkontrollera löneavgiften innan du skriver ut lönecheckar och innan du stänger lönesumman.

Om du har flera lönfrekvenser (till exempel veckovis och biweekly), dokumentera hur du behandlar var och en. Lönegradsbehandlingar bör innehålla alla behandlingssteg, från början av varje lönedel till dess slut.

Inkludera efterbehandlingsförfaranden. Till exempel, säg att du har en bokföringsavdelning eller ett externt skatteselskap som hanterar företagets löneskattaffärer. Ange de nödvändiga filerna och rapporterna som ska vidarebefordras och till vilken individ. Ange vem som ska få lönecheckar / betalningsstubbar för distribution och inkludera andra företag / personer med vilka du måste interagera. Om till exempel löneavdelningen skickar ut pensionsbidrag till pensionsplanen direkt efter varje löneförädling, inkludera de nödvändiga åtgärderna.

Dokumentinspelningsprocedurer. Arbetsgivaren måste hålla löneposter i minst tre år, enligt arbetsdepartementet. Statliga lagrings- och arkiveringsprocedurer för lönregister, W-2s, löneskattrapporter, tidskort och andra lönelistor.