När det gäller en komplicerad maskin, till exempel en bil, händer misstag. Men som en kund förtjänar du att rättfärdiga dessa misstag. Skriv ett klagomål som ett formellt sätt att lösa en konflikt med bilverkstaden. Du behöver inte vara emotionell eller dramatisk för att få de resultat du förtjänar. Fokusera på att hålla ett vänskapligt förhållande till verksamheten genom att vara objektiv och rättvis när man söker ett botemedel.
Adress brevet till rätt person. Börja med butikschefen på den plats du besökte. Om du inte får ett botemedel från butikshanteraren, leta efter en regional chef. Du kan hitta företagets organisationsstruktur genom att gå till webbplatsen eller ringa till huvudkontoret och begära kontaktinformation för chefen.
Börja ditt brev genom att lägga ut tidslinjen för händelserna. På ett detaljerat sätt förklara vad som hände, när det hände och vem du pratade med. Till exempel: "På fredagen den 30 juni besökte jag platsen på 123 Maple Street. Efter att ha pratat med försäljningsförbundet Jim, gick jag med på att få en tuneup och oljebyte. Jag var debiterad totalt $ 100."
Förklara problemet. Var så beskrivande som möjligt. Till exempel: "Efter att ha lämnat affären märkte jag ett skrikande ljud under huven när bilen var tomgång."
Berätta för företaget precis vad du vill att det ska göra för att åtgärda situationen. Till exempel: "Jag skulle vilja ha en fullständig återbetalning för tjänsterna i din butik samt de $ 45 som behövs för att reparera skadan som uppstod i din butik." Var rättvis om det botemedel du rekommenderar. Försök inte få din främre stötfångare fixad om den inte var direkt relaterad till reparationerna du fick i affären.
Använd objektiva språk. När du skriver brevet, använd inte språk som är inflammatoriskt. Inte förolämpa personalen eller företaget. Gör inte heller hot mot företaget eller personalen. Ange bara fakta och det botemedel du tycker är rättvist.
Inkludera dokumentation. Inkludera en kopia av fakturan för det arbete du hade gjort i affären. Inkludera bilder som säkerhetskopierar ditt krav. Om du också besöker en annan mekaniker, och den nya mekanikern kan skriva skriftligt att tjänsten var resultatet av en felaktig tidigare reparation, inkludera den dokumentationen. Var noga med att ta med fotokopior och behåll originalet på ett säkert ställe.
Var positiv. Om det finns något du tycker om företaget, eller om du har en historia att vara kund, inkludera den informationen. Företaget är mer benägna att vara mottagligt om det kan hålla dig som kund.
Ta med din kontaktinformation så att företaget kan nå dig. Inkludera ett telefonnummer och en e-postadress för det snabbaste svaret.
tips
-
Använd affärsbrevsformatet när du skriver till företaget.
