När du begär betalning från en klient används lämpliga åtgärder för att skapa effektiva brev att skicka till dem. Brev att begära betalning används när en kund inte betalar en faktura före förfallodagen. Ju längre tid det tar för en kund att betala en faktura, desto fler bokstäver skriver ett företag till den här personen. Ett brev som begär betalning ska vara artigt, tydligt och bör erbjuda detaljer om den utestående räkningen.
Använd företagets brevhuvud eftersom det innehåller all organisationens kontaktuppgifter och ser ofta mer formell ut.
Adress brevet. Inkludera datum för bokstaven följt av kundens namn och adress. Adressera personen genom att ange "Kära", följt av kundens fullständiga namn.
Ange syftet med brevet. Ett brev för en betalningsförfrågan ska tydligt meddela detta syfte i början av brevet. Använd en professionell ton och håll orden positiva och varma.
Inkludera detaljer om skulden. Ange datum då tjänsterna för denna skuld tillhandahölls, det ursprungliga förfallodagen och det belopp som ska betalas inklusive eventuella sena avgifter. Inkludera fakturanummer så att klienten lättare kan hitta originalet. Många företag kommer också att inkludera en kopia av den ursprungliga fakturan i denna typ av brev. Informera också kunden om räntesatsen för vilken sena avgifter beräknas.
Fråga kunden om betalning. Låt kunden veta att ytterligare sena avgifter kan undvikas genom att betala hela beloppet till ett angivet datum. Be klienten att ringa dig för att göra arrangemang om han inte kan göra betalningen i sin helhet före detta datum. Inkludera ditt telefonnummer och direkttillägg, om det behövs. Inkludera din e-postadress också och erbjuda sin korrespondens på detta sätt om kunden önskar.
Tacka klienten Erbjud din tacksamhet till kunden om betalning redan har gjorts och tacka kunden i förväg för att skicka in en snabb betalning. Berätta för kunden att om han har några frågor, ska han inte tveka att ringa dig angående denna fråga.
Skriv brevet. Slut bokstaven genom att skriva "Med vänliga hälsningar", följt av ditt namn och din titel.
