Att säga farväl är aldrig lätt, oavsett om det är ett personligt eller professionellt förhållande du lämnar. Men när du skiljer vägar med dina kunder, oavsett orsaken, är det viktigt att vara avsiktlig, genomskinlig och taktfull när du delar nyheterna. Dina kunder har spelat en viktig roll i ditt företag och du bör behandla dem som sådana.
Skapa en meningsfull skrivelse
Skriva avskedsbrev till kunder behöver inte vara komplicerat. Men det måste ske i god tid. Många av oss rusar genom ändringar av rädsla för de känslor som kommer att uppstå eller de är dåligt planerade eller hoppade över helt medan vi går framåt i vår egen riktning. Det behöver inte vara så. Markera tillfället och hedra den roll dina kunder har spelat i ditt företag.
Känn din läsare
Det kan verka självklart, men det är viktigt att vara tydlig på anledningen till korrespondensen till kunderna. Kommer du till affärer? Gå du i pension? Eller eliminerar du "problem" kunder från ditt företag? Har du ett mer formellt förhållande med dina kunder eller är det mer vardagligt? Att vara tydlig på vem brevet riktas till och ditt förhållande med dem hjälper dig att bestämma hur man skriver med lämpliga röstadresseringsproblem.
Om du till exempel skriver farväl brev till en grupp av oönskade kunder kan du använda det som kallas syndabock-tillvägagångssättet, vilket berättar för din
Var succé, men varm
Chanserna är, oavsett orsak, ditt brev kommer att påverka dina kunder. När du skriver ditt brev, tänk på ditt meddelande. Använd språk som är tydligt och koncist, men använd en ton som är vänlig och användbar. Du vidarebefordrar information till din kund och det är viktigt att vara så kortfattad som möjligt. Långa förklaringar med detaljer behövs inte.
Begrava inte nyheterna
I yrkessammanhang ska avtalsbrevets första stycke tydligt ange att kundrelationen avslutas, tidslinjen och status för tjänster som avtalats i tidigare avtal eller avtal som tidigare utfärdats. Genom att göra detta ställer du tonen och gör din korrespondens klar. Att försöka sätta på sig upphörandet eller begrava de dåliga nyheterna kommer bara att vara förvirrande för kunden.
Förbered dina kunder för förändring
I de fall du säger farväl till dina kunder för att du lämnar företaget, var tydlig om vad som händer nästa. Kunderna bör ha en god förståelse i slutet av brevet varför du lämnar, din tidslinje och vad de kan förvänta sig. Alltid inkludera ett sätt för din kund att kontakta ditt företag och låta dem veta nästa steg.
Att skriva avskedsbrev till din klient behöver inte vara en negativ upplevelse. Det kan faktiskt öka din trovärdighet och professionalism. Håll det enkelt, kortfattat och tydligt och chansen är att dina handlingar kommer att uppskattas.
