En förhandsgod betalningsplan, annars kallad PAPP, ger bekvämlighet till dina kunder och din faktureringsavdelning. Genom att auktorisera ditt företag att överföra ett visst belopp av pengar från ett kontroll- eller sparkonto på ett förutbestämt datum, behöver dina kunder inte hantera besväret med att göra periodiska betalningar. På samma sätt befriar arrangemanget din faktureringsavdelning från att utfärda fakturor och viss betalningsbehandling. Eftersom du behöver skriftligt tillstånd att komma åt ett konto som innehas av en annan kund måste du säkra tillgången till kontot skriftligen med hjälp av en PAPP-blankett.
Samla grundläggande kundinformation. Formatera avsnitt på formuläret för att kunder ska ange namn, företags telefonnummer och faktureringsadress på PAPP-blanketten. Inkludera ett fält för alla delar av kundinformation som din faktureringsavdelning upprätthåller för varje kund.
Samla in information på kontokontot från vilket kunden tillåter betalning. Samla hembankens namn och adress, dess routingsnummer - det första nio siffran i nedersta vänstra hörnet av en check - och bankkontonummer - serienummer som följer ruttenummeret. Banker utformar egna kontonummeringssystem, så de kan vara av någon längd.
Samla en annullerad check från kunden för att bekräfta checkkontoinformationen.
Ge ett skriftligt uttalande som tillåter ditt företag att göra uttag från det angivna kontot efter behov. Om faktureringsdatumet och det fakturerade beloppet förblir konstanta, lämna blanketter för att kunden eller faktureringsbyrån ska slutföra. Ett provutdrag skulle läsa "Jag godkänner härmed (företagsnamn) att debitera mitt konto för $ ** _ på** _ i varje månad. Jag intygar att jag har behörighet att godkänna debiteringar från ovanstående konto och godkänner villkoren i detta avtal."
Ge plats för kunden att underteckna och datera uttalandet för att godkänna ditt konto.
Inkludera eventuella villkor som du kan behöva i avsnittet "Villkor och villkor". Dessa poster kan innehålla bestämmelser som kräver att kunden tar ansvar för eventuella återbetalade eller avslagna avgifter och lämnar anmälan om ändring av kontouppgifter en vecka före faktureringsdatumet samt konturbestämmelser för ditt företag eller kunden att säga upp avtalet med skriftligt meddelande.
Varning
Medan du bör behålla den ursprungliga kopian av PAPP-avtalet bör den hållas på ett säkert ställe för att hålla kundernas ekonomiska information säker från dem som inte har tillstånd att använda den.
