Regelbundna personalinformation är ett viktigt kommunikationsverktyg. I stället för att förlita sig på noteringar eller e-post, tar du ett ansikte mot ansikte. Detta ger inte bara möjligheter att tillhandahålla relevant information utan också att svara på frågor och klargöra möjliga missförstånd. I motsats till andra typer av möten fokuserar inlärningssessioner vanligtvis på affärs- eller projektoperationer och går det inte längre än 15 minuter till 30 minuter.
Grundläggande regler
Även om informationssessioner ofta är informella, bör grundläggande regler för gott beteende och kommunikation fortfarande tillämpas. En kort tidsram gör det viktigt att skapa regler som säkerställer att andra lyssnar när någon talar, som håller kommunikationen till sin plats och professionell, och som uppmuntrar till frågor och produktiv feedback. Dessutom, eftersom informationssessioner fokuserar på att tillhandahålla uppdateringar och annan relevant information, bör medarbetare förstå att detta inte är platsen att debattera företagets politik eller beslut.
Arbeta från en förutbestämd agenda
Förbered en föredragningslista precis innan informationsdagen börjar. Detta är nödvändigt för att säkerställa att informationen innehåller både standardartiklar och eventuella nyheter. Exempelvis kan en föredragningslista för förskiftningspersonal omfatta arbetsuppgifter, schemaläggning av justeringar och information om händelser som ägde rum under föregående skift. Du kan antingen distribuera dagordningen eller be personalen att ta anteckningar. Målet är att hålla dig på rätt spår och se till att informationen är bra.
Börja med en Bang
Tillbringa de första två minuterna av varje inlämningsaktivitet och motivera medarbetarna. Börja med bra nyheter, till exempel gratulera laget för att möta försäljningsmålen föregående dag, välkomna en ny medarbetare eller meddela datumet för en anställdas uppskattningsdag. Enligt Albert Mensah, en professionell tränare och författare, vad du pratar om är inte lika viktigt som om det ger en motivationseffekt.
Reservera frågor till slutet
Reservera större delen av tiden för att distribuera information. Berätta för medarbetarna att du kommer att ta frågor och förtydliga informationen i slutet, inte under sammankopplingen. Detta är viktigt både för att se till att du stannar inom tidsramen och hålla allas uppmärksamhet fokuserad på informationen till hands. Om du inte kan svara på en fråga omedelbart, få svaret när sammankopplingen är över och följ upp så snart som möjligt, särskilt för tidskänsliga frågor.
