Projektledning kommer vid vissa tillfällen att kräva projektupphandling, vilket innebär att organisationen erhåller varor eller tjänster från tredje part för att slutföra ett specifikt projekt. Att skaffa dessa varor eller tjänster ger flera fördelar än att producera dem inom organisationen, vilket bidrar till att hålla projektkostnaderna nere samtidigt som företagets önskade mål uppnås.
Externa resurser
Projektupphandling handlar inte om att göra inventering av de resurser som redan finns inom organisationen. Projektupphandling innebär istället att hitta och erhålla nödvändiga resurser, vare sig de är varor eller tjänster, som existerar utanför organisationen som behövs för att framgångsrikt slutföra ett projekt.
outsourcing
Medan termen har blivit berömd för vissa är outsourcing ett verktyg för projektupphandling. En organisation kan helt enkelt inte ha arbetskraften för att slutföra ett projekt i tid, vilket betyder en plötslig ökning av arbetstagare behövs. I stället för att gå igenom processen för att anställa och träna nya arbetstagare, kommer en organisation att outsourca arbetet till en tredje part. Den ursprungliga organisationen kan använda den utlagda hjälpen så länge som behövs, vilket ger flexibilitet. Organisationen behöver inte heller drabbas av kostnaderna för att anställa och skjuta anställda, eftersom projektbehoven förändras.
Expertkunskaper
Projektupphandling möjliggör för en organisation att få hjälp från källor som har mer kompetens inom specialiserade områden. Det kan inte vara praktiskt för ett företag att anställa en grupp konstruktionsingenjörer, till exempel, speciellt om ingenjörernas färdigheter behövs endast enstaka. Projektupphandling möjliggör för organisationen att använda specialkunskaper från andra organisationer eller yrkesverksamma som behövs för att slutföra ett projekt. Den utlagda hjälpen kan också ha teknik som inte är praktisk för den ursprungliga organisationen att äga, men som är nödvändig för att slutföra ett speciellt projekt. Dessa outsourcade organisationer har råd att ha tekniken och specialiserade yrkesutövare genom att få kontrakt med många organisationer som behöver sina tjänster.
Underhålla fokus
Att upprätthålla en organisations fokus, eller de idealer som framgår av organisationens uppdrag samt de strategiska mål som formulerats från uppdragsbeskrivningen, kommer att säkerställa att organisationen går vidare med syfte. För att behålla detta fokus kan en organisation behöva köpa varor eller tjänster från externa källor istället för att själva producera varorna eller tjänsterna. Till exempel kommer en bilfabrikant att köpa däck från en däcktillverkare istället för att göra sin egen däcklinje, istället fokusera på fordonets produktion.
