Ett personligt företagsbrev skrivs från en individ till ett företag eller en organisation. Ett sådant brev kan skrivas av ett antal anledningar: att lösa ett problem som ett fel på en räkning; att begära retur eller utbyte av en produkt att berömma en arbetstagares goda arbete eller att begära en donation av tid, pengar, produkter eller tjänster till en fördel. Oavsett anledningen skrivs ett personligt företagsbrev på ett tomt papper, inte på brevpapper. Tänk på följande nästa gång du måste skriva en.
Utskriftsformat
Använd 1-tums marginaler längst upp, botten och sidorna på din sida. Om din personliga affärsbrev är kort, öka toppmarginalen till 2 tum och sidorna till 1½ tum. Använd en lättläst teckensnitt som Times New Roman, Arial eller Cambria vid 11 eller 12-punkts teckenstorlek. Singelutrymme dina linjer.
Letter Style
Om du använder blockformatstypen börjar alla rader vid vänstra marginalen. För ändrad blockstil, börja datum och slutlinje i mitten av sidan istället för vänster marginal.
Din adress och datumet
Din adress (även kallad avsändarens adress) börjar på första raden av sidan, och alla vanligen förkortade termer som gata, lägenhet eller boulevard ska stavas ut (för formalitet). Glöm inte kommatecken mellan namnet på din stad och förkortningen för två bokstäver i ditt tillstånd. Lämna inget tomt mellanslag mellan sista raden av din adress och datumet, vilket är den dag bokstaven är klar eller skickad. Skriv månad, dag och år på första raden, stavning ut månaden. Skriv till exempel "27 september 2008" istället för "27 september 2008" eller "9/27/08." Glöm inte kommatecken mellan datum och år. Om du använder den modifierade blockstilen börjar du skriva din adress i mitten av sidan istället för den vänstra marginalen.
Mottagarens namn, företagsnamn och adresser
Fyra linjer (eller 1 tum) under datumet skriver du mottagarens namn som börjar med "Mr." eller "Ms" Använd både för- och efternamn, följt av ett komma och mottagarens titel (t ex chef, handledare, koordinator). På nästa rad skriver du företagsnamnet, följt av företagets adress (kallas även den inhemska adressen) utan förkortningar förutom staten.
Hälsning
En blank rad senare skriver du hälsningen med samma namn som används i den inhemska adressen, börjar med "Kära". Hälsningen i ett personligt företagsbrev borde sluta med ett kolon. Till exempel "Kära fru Lucinda Jones:"
Kropp
I ett personligt företagsbrev börjar kroppen på en tom linje efter hälsningen. Enkeltutrymme och vänster - rättfärdiga varje stycke i kroppen och lämna en tom linje mellan punkterna. Känsligheten är nyckeln: Börja med en vänlig öppning följt av syftet med brevet. Andra stycket bör motivera syftet. Ange detaljer som kontonummer, fakturanummer, datum för leveranser eller tjänster och produkt- eller anställningsnamn för att hjälpa din läsare och din orsak. Ge endast relevant bakgrund och stödjande information, med tanke på att din läsare är upptagen. Det sista stycket ska återställa syftet (från första stycket) och om nödvändigt begära någon typ av åtgärd.
Stängning och inspelning
Avslutandet av ditt personliga företagsbrev bör lämnas motiverat om du inte använder den modifierade blockstilen, vilket kräver att stängningen slutförs i mitten av sidan. Om din stängning är mer än ett ord (till exempel "Tack" eller "Med vänliga hälsningar") aktiverar endast första bokstaven i det första ordet och använder ett kommatecken efter det sista ordet, inte ett kolon som föreslagits efter hälsningen. Tre tomma rader senare, skriv ditt fullständiga namn. Du kan skriva ut ditt brev och fysiskt underteckna ditt namn mellan stängningen och ditt typnamn om du vill. Personliga affärsbrev är inspelad kommunikation mellan dig och ett företag. Därför är det en bra idé att hålla en kopia av personliga affärsbrev du skriver. Om du är orolig för din ankomst via mail, certifiera dem på postkontoret innan du skickar dem så att du vet när företaget mottar dina brev.
