En avresande anställd kan orsaka ett antal huvudvärk för ett företag, inklusive ett avbrott i kundtjänst, kundfel och förlust av försäljning. Genom att använda ett tillkännagivande brev för att varna kunder om anställdas avgång kan det vara en positiv och proaktiv PR-strategi som hjälper dig att göra en potentiell citron till lemonad.
Ange dina mål för brevet
Bestäm varför du vill eller behöver kontakta dina kunder för att låta dem veta om en anställdes avresa. Använd en punktlista för att hjälpa dig att skräddarsy olika bokstäver till de olika behoven hos de kunder du kommer att kontakta. Du kan till exempel behöva försäkra vissa kunder om att det inte finns några avbrott i deras leveranser eller kundtjänst. Du kan behöva låta andra kunder veta att de har en ny kontakt i ditt företag, vem den personen kommer att vara och att den nya repen kommer att ringa dem. Du kanske vill tacka rykten, informera kunder om att den avgående anställaren har en konkurrensbestämmelse som du avser att genomdriva eller att arbetstagaren lämnar på goda villkor.
Prata med medarbetaren
Träffa medarbetaren att diskutera din plan att kontakta kunder. Fråga medarbetaren om tips för att kommunicera med specifika kunder, baserat på hans relationer med dem, kunskap om deras historia och behov och tankar om deras potentiella problem. Fråga medarbetaren om han skulle vilja ha anledningen till att han avledde meddelandet eller om du skulle lämna det ur brevet. Även om du skiljer sig från en anställd på dåliga villkor, borde ingen av dig bränna broar och skada någons rykte på marknaden.
Beslut om mottagare
Skriv en lista över brevmottagarna, så att du kan skräddarsy innehållet till var och en. Beskriv orsakerna till att du skriver varje kund bredvid kundens namn och gör anteckningar om något specifikt innehåll som du vill inkludera eller utelämna i kundens brev.
Skriv första utkastet
Skriv det första utkastet till brevet, adressera klienten med namn. Börja med att erbjuda en försäkran, till exempel, "XYZ Co. har alltid varit stolt över vår förmåga att erbjuda utmärkt kundservice via vår utbildade, professionella personal." Varna sedan kunden att din anställd lämnar, och varför, om du har beslutade att inkludera den informationen. Adressa eventuella problem som kunden kan ha och berätta hur du ska adressera dem. Introducera klientens nya kontakt och hennes kontaktuppgifter och var noga med att inkludera eventuella övergångsdatum. Lägg till ett inlägg som ringer ut viktiga uppgifter du vill sticka ut, till exempel det faktum att den nya kontakten kommer att ringa att presentera sig denna vecka. Avsluta med en inbjudan till kunden att kontakta dig personligen om kunden har några frågor.
Slutför brevet
Låt dina huvudchefer och varje kunds nya kontakt granska ditt utkast till de olika bokstäverna du skapar för att begära inmatning. När du har fått inmatning på ditt första utkast till ditt kundbrev, skapa de slutliga kopiorna. Låt lämpliga medarbetare se det slutliga utkastet innan det undertecknas och distribueras.
