I affärer kommer du att bli ombedd att skriva utvärderingsbrev för olika orsaker. Du kan bli ombedd att utvärdera en ny workshop som du deltog i för din chef så att hon vet om träningen är värt kostnaden för programmet. Alternativt kan du skriva ett brev som förklarar din utvärdering av en ny produkt eller tjänst, eller till och med att utvärdera en anställd. Oavsett orsaken till att du ska skriva en utvärdering bör du använda takt, behålla professionell artighet och ge detaljerad information som är kopplad till utvärderingskriterierna.
Skriv datumet. Hoppa över en rad och skriv namnet på personen som begärde utvärderingen, avdelningsnamnet, organisationsnamnet och organisationens adress på separata linjer. Skriv "Kära Herr / Ms. (Efternamn)" följt av ett kolon.
Börja brevet genom att ange syftet med utvärderingen och det datum då du genomförde utvärderingen. Tack kontaktpersonen för möjligheten att utvärdera produkten, tjänsten eller personen.
Till exempel "Jag skriver med avseende på min utvärdering av ABC Company, som jag genomförde den 12 april 2011. Syftet med denna utvärdering var att avgöra om ABCs tjänster är ett lämpligt val att ta över våra outsourcade översättningsprojekt. Tack för möjligheten att utvärdera detta företag."
Ange kriterierna för utvärderingen. Om du har många kriterier, kan du önska att räkna varje kriterium för tydlighet. Om du inte fick en lista med kriterier skriv du listan med kriterier som du använde som du utvärderade. Denna lista är viktig eftersom det kommer att hjälpa läsaren att följa din tankeprocess som du utförde utvärderingen.
Ge detaljer om utvärderingen under varje numrerat kriterium. Denna organisation gör din utvärdering lätt att följa. Ge tillräckligt med detaljer för att återställa din utvärdering. Om du till exempel märkte att de anställda gjorde fel, ge exempel på dessa fel och beskriv hur svårt de är och hur felen påverkar din övergripande utvärdering.
Skriv en övergripande bedömning av personen eller företaget som utvärderas och koppla det till de kriterier du listade. Gör sedan en direkt rekommendation.
ABC är exempelvis en mycket professionell, kompetent organisation. Översättarna har gjort mycket bra inom områdena noggrannhet och snabbhet, och de arbetade mycket bra med sina kunder. Den enda nackdelen var att företaget betalar ett högre bidrag för sina tjänster än Vi har betalat tidigare. Men med tanke på den övergripande bedömningens positiva karaktär tror jag att om vi har råd med sina tjänster, ska vi göra ABC till vår nästa entreprenör för våra översättningsbehov."
Skriv "Med vänliga hälsningar" och hoppa över tre rader. Skriv ditt fullständiga namn. Skriv brevet på företagets brevhuvud och skriv ditt namn över ditt typade namn.
